••• Один день из жизни офисной феи

Анастасия ТАСЕВИЧ
Статья публикуется в рамках совместного проекта с журналом «Секретарское дело» (РФ)

8 утра. Я прихожу в офис первой, еще никого из сотрудников нет. Мне предстоит подготовить помещение к приходу остальных — разложить бумагу в принтеры и факсы, проверить телефоны, включить шредер… В эти минуты я чувствую себя офисной феей. Вряд ли кто-то задумывается, почему все работает исправно, техника не ломается, а на столе обязательно имеются канцтовары. Для всех это происходит словно по мановению волшебной палочки. Я стараюсь все сделать быстро, мне нравится, что никто не видит, как просыпается офис. Когда в дверь войдет первый мой коллега, я уже буду на своем рабочем месте, словно и не кружила еще пять минут назад по кабинетам, создавая повсюду особый уют, атмосферу, в которой легко и приятно работать.

Я почти не замечаю, как стрелка часов перешагивает на 8.30. Один за другим на работу приходят наши сотрудники. Через несколько минут начнутся звонки с внутренних телефонов: «Насть, а мне не приходил факс?», «Насть, а вчера директор подписал договор?» Ответы на все вопросы уже готовы. За то время, что загружались компьютеры в кабинетах, я разложила факсы и документы — можно приходить и забирать: в течение получаса все бумаги окажутся у тех, кому они адресованы. К девяти часам, как правило, просыпаются телефоны и начинаются звонки от клиентов. Когда я только пришла на работу, казалось, что звонки не прекращаются. Теперь же я почти их не замечаю, с легкостью распределяя по внутренним номерам.

Мой непосредственный руководитель придет в 10.00. У меня есть час, чтобы напечатать что-то из документов, отправить несколько факсов, разместить информацию в Интернете. И снова время летит незаметно, словно кто-то подговорил часы, упросил стрелки бежать быстрее. Дописываю адрес на последнем конверте, запечатываю его, наклеиваю марки, и в офис входит Антон Анатольевич. Он здоровается, проходит к себе и — я знаю совершенно точно — через 10 минут позвонит. «Анастасия, зайдите, пожалуйста». Каждое утро мы встречаемся у него в кабинете, он внимательно выслушивает отчет по выполненным поручениям — тем, которые он дал вчера или раньше. Потом — обсуждение текущих заданий, тех, которые близки к завершению или же только начаты, пояснения, комментарии. Почти каждый день он поручает мне что-то новое, порой сверхсложное, впрочем, не бывает легких дел. Но тем интереснее их выполнять — находить что-то очень редкое или же очень ценное, договариваться с людьми, с которыми почти невозможно договориться. У меня обязательно получится, ведь добиваться успехов в своей работе мне нравится больше всего!

В течение дня поступают просьбы от других сотрудников: для кого-то нужно вызвать курьера, кому-то отправить экспресс-почту, помочь отсканировать или напечатать документы, а у кого-то опять не получается отправить факс. Но я знаю, как решить любую проблему.

Вот уже 12 часов дня, самое шумное время. Сейчас в офисе больше всего посетителей, да и менеджеры заходят чаще, чем в начале дня или после обеда. Нужно успеть всех встретить-проводить, уделить каждому внимание. «Ко мне сейчас придет клиент, можно его посадить в переговорную комнату?», «Пожалуйста, срочно поставь печать в бухгалтерии!», «Насть, к нам соискатель! Пожалуйста, удели ему особое внимание! Если он согласится остаться у нас работать, хотелось бы, чтобы ему с самой первой встречи все понравилось!» Мне по душе все успевать, помогать тем, кому это нужно. Кажется, теперь стрелки вертятся еще быстрее. И стремительно наступает час дня — обеденный перерыв в компании. И снова сотрудники один за другим проходят мимо, за несколько минут в офисе наступает тишина. Я задерживаюсь на пять минут, чтобы еще раз проверить бумагу в лотках, убедиться, что все работает так, как должно.

Вернуться с обеда я стараюсь немного раньше. Теперь часа два все будут работать на своих местах, лишь изредка обращаясь ко мне. Я же потрачу это время на то, чтобы доделать какие-то из поручений и назначить необходимые встречи. Кажется, во всех компаниях это время для секретарей наиболее спокойное. А также очень удобное для налаживания контактов — я неоднократно в этом убеждалась. Контрагенты охотнее вникают в суть моих вопросов и понимают, зачем я пытаюсь назначить встречу своего руководителя с руководителем их фирмы. С некоторыми из них у нас даже складываются «телефонно-приятельские» отношения. Если наши компании сотрудничают в течение продолжительного времени, мы уже узнаем друг друга по голосам, интересуемся, как проходит день, иногда даже помогаем друг другу дельными советами. Ведь у каждого из нас есть бесценный опыт, которым очень полезно поделиться.

В 16 часов я снова появлюсь у своего руководителя. Все, что мне удалось выполнить за день по его поручению, я свожу в отчет. Несмотря на то, что за день нередко отправляю ему какие-то ссылки или документы, которые стоит передать, как только они найдены, в 16.00 будет готова общая картина и продуманы дальнейшие действия. Мне очень нравится, когда к этому времени я могу сказать: «Ваше поручение выполнено!» Но, к сожалению, далеко не все его идеи можно реализовать за один день. Тогда мы вместе обсуждаем, что еще только предстоит осуществить и как сделать это быстрее. Завтра я обязательно успею еще больше, чем сегодня. Возможно, как раз завтра будет один из тех дней, которые я особенно люблю — когда завершено несколько значительных и целая россыпь мимолетных заданий. Думаю, любой секретарь знает, насколько приятно отчитываться о множестве удачно выполненных дел.

Когда я возвращаюсь на свое место, часы уже показывают половину пятого — до конца рабочего дня остается совсем немного времени. Теперь мне еще предстоят «минуточки», как я их называю, — множество крохотных дел: проверить, сколько питьевой воды осталось в офисе, не забыты ли в переговорной комнате ручки и бумага, отнести документы на подпись. Каждое из них занимает чуть больше минуты, но все вместе укладывается как раз в полчаса. Наконец, когда все доделано, я выключаю свой компьютер. Рабочий день пролетел, словно и не было его…

Конечно, не каждый день проходит так ровно и гладко. Иногда случается форс-мажор, что-то идет не по намеченному плану, назначенные встречи срываются или никак не удается дозвониться до человека, который очень нужен. Кто-то из менеджеров приходит в плохом настроении или же сама чувствуешь себя неважно, все валится из рук или получается совсем иначе, чем хотелось бы… Но все же новый день начинается для меня с улыбки, хорошего настроения, встречи с коллегами и друзьями по работе. Все трудности проходят, и я совершенно точно знаю: каждый новый день всегда будет лучше, чем предыдущий.