••• Списки организаций

Галина Кудрякова,
главный специалист общего отдела ГУ «Главное хозяйственное управление» Управления делами Президента Республики Беларусь

В архивной литературе часто встречаются такие понятия, как организации Списка № 1 и Списка № 2. Что же подразумевается под ними?

Государственные архивы нашей страны всех уровней (городские, районные, зональные, областные, республиканские) имеют свои источники комплектования, которыми являются организации, передающие документы постоянного хранения в государственный архив после определенного срока хранения своих документов в ведомственном архиве. Сроки ведомственного хранения документов определяются Государственной архивной службой.

Для документов высших органов государственной власти и управления Республики Беларусь, Верховного, Хозяйственного судов и Прокуратуры Республики Беларусь, центральных органов общественных объединений, банков, других учреждений, организаций и предприятий республиканского подчинения срок ведомственного хранения документов составляет 15 лет.

Для документов органов иностранных дел, государственной безопасности, внутренних дел, вооруженных сил — 30 лет.

Местные органы государственной власти и управления, организации, учреждения и предприятия областного подчинения хранят документы в ведомственном архиве 10 лет, городского и районного подчинения — 5 лет.

Научно-техническая документация находится на ведомственном хранении до минования надобности, но не более 25 лет.

Записи актов гражданского состояния и нотариальных действий, документы по личному составу хранятся в организациях 75 лет.

Республиканские органы по архивам и делопроизводству (ныне это Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь) могут продлевать организациям сроки хранения документов. В то же время при необходимости и при согласии государственных архивов документы ведомственных архивов могут быть приняты на постоянное хранение до истечения установленного срока временного хранения в организации.

В каждом государственном архиве, как правило, один раз в пять лет уточняются и дополняются списки организаций, которые являются источниками комплектования данного архива. Этот список имеет название Списка № 1. Городские, районные, зональные, областные, республиканские архивы комплектуются документами постоянного хранения организаций соответствующего уровня. Так, например, Национальный архив Республики Беларусь комплектуется документами высших органов власти и управления Республики Беларусь, областные государственные архивы — документами органов власти и управления областного звена и т.д.

Кроме того, в каждом государственном архиве составляется список организаций № 2. В него входят организации, которые не являются источниками комплектования государственных архивов, т.е. они не передают свои документы на государственное хранение; документы находятся только на ведомственном хранении. Как правило, это организации вспомогательного и обслуживающего характера. Их основные документы откладываются в документах вышестоящих органов. Например, важнейшие документы средних учебных заведений района (годовые планы, отчеты, балансы, штатные расписания и др.) всегда можно найти в документах районных управлений образования, которые в свою очередь являются источниками комплектования зональных архивов. Однако это не означает, что организации Списка № 2 являются бесхозными относительно Государственной архивной службы. Этим организациям государственные архивы оказывают консультативно-методическую помощь, осуществляют контроль за состоянием архивного дела и делопроизводства.

Принадлежность организации к определенному списку влияет на некоторые моменты ее жизнедеятельности. В частности, организации Списка № 1 обязательно должны согласовывать номенклатуру дел организации один раз в пять лет или после реорганизации в государственном архиве; в состав экспертной комиссии своей организации включать представителя государственного архива; годовые разделы сводной описи дел постоянного хранения утверждать, а годовые разделы описи дел по личному составу согласовывать на заседании ЭМК (ЭПК) государственного архива. Акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения также представляется на рассмотрение ЭМК (ЭПК) государственного архива вместе с годовыми разделами сводных описей.

При составлении номенклатуры дел, проведении экспертизы ценности документов организации Списка № 1 и Списка № 2 пользуются одними и теми же перечнями типовых документов. Однако при определении сроков хранения документов организации Списка № 1 руководствуются графой № 3 перечней, а организации списка № 2 — графой № 4. Следовательно, сроки хранения некоторых видов документов в организациях Списка № 1 и Списка № 2 будут разными. Например, штатные расписания в организации Списка № 1 должны храниться постоянно, а в организации Списка № 2 — 10 лет и т.д. В организациях Списка № 1 обязательно есть документы постоянного хранения, в организациях Списка № 2 таких документов нет.

Организации негосударственной формы собственности, как правило, не включаются ни в один из списков. Если же это происходит, то решение государственный архив может принять только при ее согласии. Из этого ни в коем случае не следует, что действие нормативных документов и требований Государственной архивной службы не распространяется на подобные организации. Особенностью организаций негосударственной формы собственности является лишь то, что они при определении сроков хранения своих документов пользуются так же как и организации Списка № 1 графой № 3 перечней типовых документов, хранят свои документы постоянного хранения в упорядоченном состоянии в архиве организации и передают их на государственное хранение только при ликвидации организации. Организации негосударственной формы собственности могут также передать свои документы государственному архиву на временное хранение для обеспечения сохранности по договору с государственным архивом на платной основе. В процессе деятельности организации негосударственной формы собственности не согласовывают номенклатуры дел, описи дел и акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения в государственных архивах, а только в своих вышестоящих организациях при их наличии.