Книга замечаний и предложений. Оформление и регистрация ответов. Контроль исполнения замечаний и предложений

Андрей Рыбаков,
кандидат исторических наук,
директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

Согласно п. 2.5.3 и 2.5.5 Декрета Президента Республики Беларусь от 14.01.2005 № 2 «О совершенствовании работы с населением» (далее — Декрет) гражданину должно быть направлено уведомление при продлении срока исполнения замечания или предложения, а в случае отказа в удовлетворении замечания или предложения — отрицательный ответ с мотивацией причин отказа.

Уведомление или отрицательный ответ оформляются в виде письма, которое должно быть подготовлено и зарегистрировано в соответствии с требованиями действующих нормативных актов по делопроизводству:

— Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

— Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция по делопроизводству).

Государственным стандартом установлено, что письменный ответ оформляется на бланке для писем, реквизиты которого дублируются на двух языках независимо от вида и формы собственности организации.