Оформляем архив (продолжение)

            При составлении описи дел структурного подразделения необходимо соблюдать следующие требования:

- каждое дело (том) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- если дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером;

- при внесении в годовой раздел описи подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью.

            В случае если личные дела уволенных работников не формировались в тома по году увольнения, а переплетались отдельно по персоналиям, в сдаточной описи они должны быть внесены отдельно по алфавиту фамилий в именительном падеже с обязательным указанием крайней даты каждого личного дела. Началом личного дела работника является дата приказа о приеме его на работу, окончанием – дата приказа об увольнении. Индексом личного дела в этом случае будет не индекс по номенклатуре дел, а порядковый номер дела согласно книге учета личных дел.

            Описи дел структурных подразделений составляются в двух экземплярах.

            Дела из структурных подразделений передаются в архив по графику. Напомним, что график составляется заведующим архивом ежегодно в начале года, лучше всего в начале января, утверждается руководителем организации. Самый оптимальный вариант — когда в начале года заведующий архивом или работник, ответственный за архив, готовит приказ по основной деятельности, в котором указывает, за какие годы должны поступать документы на хранение, к какому сроку должны быть подготовлены документы для проведения переплетных работ. Этим же приказом утверждается график передачи документов структурными подразделениями в архив на хранение.