Регистрация документов и их индексация. Что общего в этих понятиях?

КРАСНОКУЦКАЯ Галина,
преподаватель Республиканского института
профессионального образования (РИПО) и общества «Знание»

Регистрация документов — это фиксация факта создания или поступления документа в организацию путем проставления на нем регистрационного индекса и даты регистрации. Регистрация документов обеспечивает учет, контроль и поиск документов. Основным принципом регистрации документов является однократность — каждый документ должен регистрироваться только один раз. Входящие документы регистрируют в день поступления, исходящие и внутренние — в день подписания. Для всех видов обозначений, связанных с регистрацией документов, применяются арабские цифры (1, 2, 3 …10, 11 и т.д.).

Индексация документов — это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения.

Регистрационный индекс создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, а также индексом применяемого классификатора.

При индексации документов используют:

ü      классификатор структурных подразделений с их условными обозначениями;

ü      классификаторы постоянных корреспондентов;

ü      номенклатуру дел.

Индексации подлежат все регистрируемые документы. Каждый вид документов должен иметь свой регистрационный индекс. Индексы проставляются на документах из регистрационных форм (журнал, карточка). На приложениях к поступившим или отправляемым документам регистрационный индекс не проставляется.