Организация документооборота

Галина КРАСНОКУЦКАЯ, преподаватель Республиканского института профессионального образования, участник рабочей группы по разработке СТБ 6.38-2004

Документооборот — это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело.

На рост объема документооборота влияет много факторов: создание новых организаций, расширение производственных связей, увеличение выпуска продукции, активное использование документированной информации и др. Чем больше общество развивается и нуждается в информации, тем больше оно ее производит и использует. Кроме того, объем документооборота в каждой конкретной организации определяется ее функциями и задачами в процессе управления. В этих условиях большое значение приобретает упорядочение используемой документируемой информации, совершенствование организации работы с документами.

Вся совокупность служебных документов подразделяется на определенные потоки в зависимости от их назначения и особенностей движения.

Различают три основных вида документопотоков:

·        входящие документы (поступают из других организаций);

·        исходящие (отправляются в другие организации);

·        внутренние документы (создаются в самой организации).