Прямая линия «Электронный документооборот»

На вопросы читателей, касающиеся внедрения систем электронного документооборота в компаниях, отвечал Сергей СИЛКОВ, член Российской гильдии управляющих документацией и Союза юристов Белеруси.

Каков порядок хранения электронных документов?

Хранятся электронные документы в виде файлов на сетевых (или локальных) дисках компьютеров в зависимости от степени важности и круга доступа к ним. Файлы группируются в папки обычно в соответствии с назначением соответствующего документа, кругом доступа к нему работников и т.д.

Все входящие электронные документы должны обязательно проходить процедуру антивирусного контроля.

Входящие по электронной почте электронные документы могут автоматически размещаться в почтовые ящики получателей и становиться доступными соответствующим работникам.

Входящие по другим каналам коммуникаций электронные документы в виде файлов могут переноситься сразу в сетевые папки подразделений­получателей или же распечатываться и передаваться для регистрации и рассмотрения. Электронный документ большого объема может быть распечатан частично (сопроводительное письмо, титульный лист, содержание) и с отметкой о папках размещения файлов передаваться в приемную. Все распечатанные на бумажных носителях файлы входящих электронных документов обрабатываются в порядке, установленном для «бумажных» документов.