••• Да не оскудеет рука дающего…

ОльгаМАКСИМОВА,  менеджер по персоналу ООО «Skripta»

Размеры моей благодарности будут безграничны в пределах разумного.
Семен Альтов

«Хорошая девочка», как известно, не профессия.

Если секретарь — хорошая девочка, это, безусловно, ее заслуга. Но как оценить эту самую «хорошесть», чтобы удостовериться, насколько секретарь соответствует возлагаемым на него обязанностям, и продемонстрировать, как он ценен для компании?

Любая обратная связь, как позитивная, так и корректирующая, должна быть подкреплена фактами. То есть просто сказать: «Дорогая, ты молодец» или «Твоя работа никуда не годится», — не выход. Так может поступить только руководитель, для которого обратная связь выступает не в качестве инструмента мотивации, а служит просто клапаном для выпускания эмоций. Совсем другое дело, если вы говорите: «Уважаемая Клавдия Семеновна, Вы сегодня отлично поработали — быстро составили ответы на все письма» или «Любовь Викторовна, необходимо было эти документы отправить в течение двадцати минут, а не двадцати часов, как это сделали Вы».

Для того чтобы секретарь четко знал свои обязанности и мог расставлять для себя приоритеты в море-океане срочной работы, его нужно под роспись ознакомить с должностной инструкцией, которая, кстати, и руководителю поможет объективно оценивать работу «своей правой руки».

Одной из форм мотивации секретаря сегодня выступает аттестация на соответствие занимаемой должности. Периодичность ее проведения — по усмотрению работодателя, но рекомендуется делать это не реже раза в год. Аттестация ни в коем случае не должна проходить формально: «получите, распишитесь». И если человек знает, что в январе у него должно произойти это важное событие, то оно и должно состояться именно в январе, а не в марте. В процессе аттестации, как правило, рассматривается выполненная работа и ставятся цели на следующий аттестационный период. В зависимости от результатов выплачивается премия. Секретарь сам может подготовиться к аттестации: оценить выполненную работу и поставить самому себе цели. Руководителю останется только согласиться или не согласиться с ним. В этом случае сотрудник оказывается вовлечен в процесс самостоятельной оценки своих профессиональных и человеческих качеств на рабочем месте. Согласитесь, что можно быть отличным работником, но коллегам сложно будет с вами ужиться. Поэтому избегать общения с коллегами по цеху не стоит, если для начальника важен климат в коллективе. Также необходимо оценивать лояльность к фирме, потому что секретарь, так же как и начальники отделов, является проводником «политики партии» на предприятии.

Знаю по собственному опыту: можно немного преувеличить свои заслуги или напомнить о том хорошем, что вы сделали, и о чем руководитель мог позабыть. Это не будет лишним. Недоработки и явные проколы в работе также не следует скрывать. Будьте уверены, что начальник уж наверняка помнит об этом. И, кстати, у вас будет шанс объяснить истинные причины того, что сводный отчет, например, два раза был сделан несвоевременно. Возможно потому, что бедный секретарь просто не в силах собрать предварительные отчеты в подразделениях, а не потому, что он нерасторопный. Время, в которое будет проводиться аттестация, должно быть заранее выбрано, назначено и согласовано, чтобы ничего не делать наспех. Это время, которое может быть самым лучшим для беседы по душам. И даже если аттестация затянулась, грамотный руководитель никогда не будет сожалеть об этом, ведь в процессе выясняются такие факты, которые в ежедневной суете вряд ли можно заметить: начиная от информации о чьих-то регулярных опозданиях и заканчивая сексуальными домогательствами. На самом деле, о важности аттестации, аспектах ее подготовки и проведения написаны целые тома. Да, это одна из форм оценки эффективности работы секретаря и его мотивации, но мы не будем рассматривать ее подробно.

Не последнее место в мотивации принадлежит всяким корпоративным «заманушкам» — выдать почетную грамоту «Мозг сентября» или «Улыбка офиса». И повесить фотографию на видное место в рамочку. Это приятно. Но только и всего. Да и ненадолго. Так что злоупотреблять нематериальной мотивацией такого рода не стоит. Конечно, если в компании насчитывается 38 секретарей, можно каждый месяц выбирать лучшего по заранее установленным и доведенным до общего сведения критериям. Но в результате все равно каждого лучшего необходимо будет материально отблагодарить за неоценимый вклад в развитие фирмы в целом или отдела в частности.

Еще один вид мотивации секретаря — карьерный рост. От секретаря на ресепшн до личного помощника директора, например. Можно, сменив профиль, вписаться, например, в отдел маркетинга. Не начальником, конечно, но… Далее будут перспективы личного развития уже в данном отделе, да и не «засидится человек на одном месте». Иногда ожидание перспектив лучше, чем сама перспектива. Это как ожидание Нового года — приятно само по себе.

Обида секретаря на своего начальника из-за недостаточной мотивации складывается по крупицам и может незаметно достичь размеров Эйфелевой башни. Или даже не Эйфелевой, а Пизанской, которая вот-вот грозит рухнуть. И не факт, что «секретарская» башня будет стоять веками. Ежемесячно работников всех отделов награждают премиями — начальники отделов могут выбрать из своих подчиненных одного самого упорного, настойчивого и производительного и предоставить его руководителю. А за секретаря кто замолвит словечко? Он сам? Директор вряд ли додумается поощрить секретаря самостоятельно: «Это твоя работа. Тебе за это зарплату платят». Но вспомним Жванецкого, который сказал, что прошли те времена, когда «ты хорошо делаешь велосипед — тебе двести рублей, ты плохо делаешь велосипед — тебе двести рублей, и ты вообще не делаешь велосипед — тебе двести рублей». Выполнять свои обязанности можно по-разному. И выполнять их плохо, вернее, хуже, чем обычно, но чтобы никто не подкопался, тоже можно, а иногда и полезно. Например, действовать только четко по своей должностной инструкции, без инициативы и сообразительности; не грубить, но и не улыбаться и т.д. Поэтому хорошо бы было, чтобы директор утверждал ежемесячный план для секретаря и по результатам его выполнения, недовыполнения или перевыполнения выплачивал или не выплачивал премию. Если есть активные, креативные и конструктивные секретари — пусть сами составят такую оценочную шкалу и в момент прилива доброты шефа дадут ему на ознакомление. Также можно мотивировать секретарей приятными мелочами: купить удобную мышку, чтобы руки не уставали, компьютер «Электроника–60» поменять на какой-нибудь посолиднее (и, кстати, попроизводительнее) и т.д.

Самой серьезной и, в принципе, наиболее действенной системой мотивации и демотивации является денежная. Как бы банально это ни звучало. Пока что не зафиксировано в мировой практике ни одного случая, чтобы секретарь пришел на работу голый и голодный. Отсюда можно сделать вывод, что ему, как минимум, нужно кушать и одеваться. И если фирма солидная, с обязательным дресс-кодом, то одеваться не как Бог пошлет, а соответственно. Кроме этих обязательных условий есть еще разные приятные вещи, на который может потратить деньги уважающий себя секретарь: фитнес-центр, солярий, парикмахер и т.д. В качестве дополнительной мотивации можно купить секретарю абонемент в вышеуказанные места, тур по Европе или что-нибудь не менее приятное. Однако в этом смысле надо четко быть в курсе благосостояния своего сотрудника, потому что восемь из десяти выберут наличность и, поднакопив, самостоятельно купят себе новый ЖК-телевизор.

Как ни прискорбно, но денежная мотивация все же имеет дно. Компания постоянно должна проводить мониторинг рынка, чтобы через два года, потеряв толкового сотрудника, не удивляться: «Как он посмел! Мы его мотивировали, мотивировали, два раза на 10 долларов повышали зарплату, а он, нехороший человек, редиска, нас покинул!!!». А потом выяснить, что за эти два года даже в соседней фирме «Рога и копыта» просто хорошая девочка без опыта работы получает, как минимум, на 50 долларов больше вашего бывшего отличного и сложнозаменимого секретаря, который к тому же мог внешне потягаться с Клаудией Шиффер в молодости. Просто потому, что тамошний начальник больше ценит своих сотрудников и больше, что называется, «в теме» ситуации на рынке труда.