••• Ищите мотив!

Татьяна САМАТЫЯ

Ничто так не тушит безделье, как зажженный энтузиазм.
Леонид Сухоруков

Мотивация сотрудников — один из главных вопросов, волнующих руководителей и менеджеров по персоналу уважающих себя компаний. Но почему-то проблема мотивации именно секретарей заботит их в последнюю очередь, хотя должность эта не менее важна, чем все остальные, а порой и гораздо важнее. Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы руководства во многом определяется умением секретаря со знанием дела выполнять свои обязанности. От того, как секретарь общается с клиентами предприятия, партнерами, сослуживцами, зависит привлечение тех самых клиентов и партнеров, а также взаимоотношения в коллективе. Другими словами, роль секретаря в организации, несомненно, велика.

Так существуют ли критерии оценки эффективности его работы? Ведь на секретаря возложено немало функций. И как измерить и оценить качество их выполнения? Не будет же руководитель, к примеру, устанавливать норму кофе, которую он выпивает за день, и доплачивать за каждую лишнюю чашечку! Как мотивировать секретаря, как повысить его инициативность и заинтересовать в результате работы? Попробуем разобраться.

Начнем с того, что мотивация персонала — это искусство побуждать людей делать свою работу как можно качественнее, создание обогащенной стимулами и возможностями среды, в которой человек актуализирует свои мотивы.

Для правильной оценки собственно работы секретаря целесообразно, в первую очередь, определить уровень его квалификации. Требования к специалисту при приеме на работу, например, в качестве секретаря приемной руководителя следующие.

Требования	Критерии оценки	Способы оценки
1. Знания	Делопроизводство	— Заполнение анкеты — Собеседование — Выполнение тестовых заданий
	Умение работать на персональном компьютере	Тест на выполнение соответствующих заданий (работа в определенных программах, извлечение необходимой информации из электронных баз данных, поиск в Интернете)
	Знание иностранного языка	— Собеседование — Выполнение тестовых заданий
2. Навыки	Общение с посетителями и по телефону	— Заполнение анкеты — Собеседование — Моделирование этически сложных ситуаций
3. Личныекачества	Вежливые манеры	Собеседование
	Ответственность	Собеседование
	Аккуратность	Собеседование
	Стрессоустойчивость, терпимость по отношению к людям	Собеседование

Исходя из вышеприведенных данных, можно дать достаточно объективную и реальную оценку деловым и личным качествам человека, чтобы при приеме на работу вы имели четкое представление об уровне его профессионализма.

Оценивать эффективность уже работающего секретаря следует по следующим параметрам.

• Работоспособность. То, какой объем работы способен выполнять секретарь за определенный промежуток времени.

• Навыки и знания. Соответствует ли сотрудник заявленному на собеседовании и в резюме уровню знаний, навыков, компетентен ли он?

• Целостность работы. Завершенность рабочей операции как целой и определенной части, то есть выполнение работы от начала и до конца с видимым результатом.

• Умение самостоятельно решать сложные вопросы. Часто ли сотрудник в трудной ситуации прибегает к помощи своего руководителя.

• Прежний опыт, используемый для работы в компании. Применяет ли секретарь ранее накопленный опыт на благо компании.

• Соответствие корпоративной культуре организации. Придерживается ли секретарь традиций компании, соблюдает ли дресс-код организации.

• Способность учиться, развиваться в рамках своей профессии. Желание и умение находить новые пути решения поставленных перед собой задач, стремление к профессиональному росту.

Преградой для успешной и эффективной деятельности может стать моральная неудовлетворенность своей работой. Чтобы оградить подчиненных от такого недовольства, руководителю следует создать благоприятные условия труда. Статус, материальная заинтересованность, межличностные отношения, прочность положения являются теми факторами, которые помогают предотвратить неудовлетворенность работой, тем самым стимулируя сотрудников.

Очень важным моментом является развитие профессиональных качеств секретаря. Оно достигается, если у сотрудника есть возможность участвовать в семинарах, конференциях, посещать курсы повышения квалификации. Сегодня, в условиях прогрессирующих технологий, это просто необходимо. Таким образом, секретарь будет заинтересован в своем профессиональном росте. Но важно помнить, что новые знания и навыки должны активно использоваться в работе, в противном случае не возникнет потребности в дальнейшем обучении, а время и деньги, затраченные на повышение квалификации сотрудника, окажутся просто выброшенными.

Работа может быть интересной и захватывающей, но люди будут оставаться неудовлетворенными до тех пор, пока не почувствуют, что она важна и ее необходимо выполнять качественно. Отсюда вытекает следующий фактор, влияющий на мотивацию: любой сотрудник, в том числе и секретарь, должен ощущать важность выполняемой им работы или конкретного задания. И было бы замечательно, если результат его труда оказывал влияние на деятельность предприятия в целом. Работник всегда хочет знать, зачем он делает ту или иную работу. Даже если секретарю дано задание собрать данные для отчета, ему хочется знать, для чего. Поэтому при формулировке любого задания необходимо упоминать о поставленных целях и о том, что реально будет зависеть от скорости и качества его выполнения, как та или иная работа «вливается» в функционирование фирмы в целом.

С пониманием важности выполняемой работы тесно связан и творческий подход к своему делу, который включает проявление инициативы и духа новаторства, активности и креативности.

Помимо психологической мотивации важна также мотивация экономическая, другими словами — денежное стимулирование.

Сверхурочная работа требует обязательного вознаграждения со стороны руководителя. К сожалению, это принимается во внимание очень редко, но, согласитесь, было бы вполне справедливо. Особенно на тех предприятиях, где рабочий день нормирован. А просьбу начальника задержаться и решить еще несколько важных вопросов отклонять вроде как и неудобно. Поэтому сверхурочная работа должна быть всегда оценена.

Применение на практике навыков, не включенных в список обязательных требований при приеме на работу, также должно быть оценено по достоинству.

Справедливым жестом со стороны руководителя может стать дополнительный отпуск для секретаря. Он дает возможность начальнику отблагодарить своего помощника за его отлично выполненную работу.

Сегодня нечасто встретишь компании, которые предусматривают возможность карьерного роста для секретарей, и напрасно. Но коль скоро это — объективная реальность, было бы целесообразным применение описанных выше форм поощрения и мотивации для представителей секретарской профессии.

Обсудить на форуме