Документы коллегиальных органов

Галина КРАСНОКУЦКАЯ, преподаватель Республиканского института профессионального образования, участник рабочей группы по разработке СТБ 6.38-2004

Уважаемые читатели! Сегодня в рубрике «Учимся вместе» предлагаем вам познакомиться с правилами оформления такого документа, как протокол, и проверить свои знания с помощью контрольных вопросов и практических заданий.

Занятие десятое

В организациях часто возникает необходимость в коллективном (коллегиальном) принятии решений. Они принимаются в ходе проведения производственных совещаний, собраний, заседаний. Ход обсуждения поставленных вопросов и принятые решения фиксируются в протоколах. Работа комиссий оформляется актами.

Протокол — документ, который применяется в управленческой практике для документирования собраний, совещаний, заседаний, конференций, переговоров. В нем отражают обсуждение вопросов и принятые решения. Протокол занимает особое место среди другой документации. С одной стороны, это информационный документ, т.к. он фиксирует информацию о ходе обсуждения тех или иных управленческих вопросов, а с другой, он может быть и распорядительным, т.к. любой протокол содержит постановляющую часть или является основанием для издания самостоятельных распорядительных документов (например, решений).

Протоколы применяют для документирования деятельности постоянных коллегиальных органов (коллегии комитетов и министерств, советов научных и учебных учреждений, технических, методических советов или комиссий, собраний акционеров, заседаний советов директоров и др.). Используют их и для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций, собраний, семинаров, комиссий и т.д.). Также протоколами документируются оперативные совещания, например, проводимые руководством организаций.

Протоколы оформляют на общих (специальных) бланках организации или стандартных листах бумаги формата А4. Если протокол занимает несколько страниц, то на бланке оформляют только его первый лист, а все последующие — на стандартных листах бумаги (при отсутствии бланка реквизиты печатают на первом листе).

Протокол содержит следующие реквизиты:

- наименование организации (вышестоящей организации);

- название вида документа;

- дата (соответствует дате проведения протоколируемого мероприятия);

- регистрационный номер (соответствует номеру протоколируемого мероприятия);

- место заседания;

- гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению);

- заголовок к тексту;

- текст;

- подпись;

- визы ознакомления.