В новый год — без долгов!

Галина КУДРЯКОВА, главный специалист общего отдела ГУ «Главное хозяйственное управление» Управления делами Президента Республики Беларусь

К алендарный год подходит к концу. Он совпадает с делопроизводственным годом, и это стечение обстоятельств вынуждает нас сконцентрировать внимание на завершении всех запланированных на этот год дел.

Давайте мысленно пройдемся по основным моментам тех, которые мы планировали сделать в текущем году. Документы структурных подразделений переплетены, оформлены и сданы в архив организации на хранение, на переданные в архив документы постоянного хранения и по личному составу составлены годовые разделы сводных описей, они согласованы на заседании экспертной комиссии и утверждены руководителем организации, составлен акт о выделении к уничтожению документов, срок хранения которых истек, включенные в акт документы уничтожены в установленном законодательством порядке.

И если все, о чем только что шла речь, уже сделано, тогда остается все усилия направить на составление основного делопроизводственно­го документа — номенклатуры дел организации на 2009 год. Декабрь текущего года — это последний срок ее подготовки, согласования и утверждения.

Зачастую в организации возникают споры по вопросу, кто же должен составлять номенклатуру дел. Основную ответственность за это несет служба документационного обеспечения управления (далее — ДОУ) (канцелярия, общий отдел, секретариат и т.д.). Но заведующий архивом либо лицо, ответственное за архив, ни в коем случае не должны оставаться в стороне от этого процесса по одной простой причине: номенклатура дел — это основа для наведения порядка в работе с документами.

Номенклатура дел — это систематизированный перечень наименований дел, образующихся в процессе деятельности организации с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

В работе над номенклатурой дел можно выделить два главных момента:

1. номенклатура — это не просто перечень дел, а систематизированный перечень;

2. в номенклатуре в обязательном порядке должны быть определены сроки хранения дел, образующихся в процессе деятельности организации.

Если в организации номенклатура дел составляется впервые, порядок работы следующий.

Сотрудник, ответственный за делопроизводство и архив в структурном подразделении, совместно с коллегами составляет перечень дел и документов, образующихся в процессе деятельности данной структуры. Сотрудник службы ДОУ организации или заведующий архивом оказывает структурным подразделениям консультативно-методическую помощь.

На практике обычно это выглядит следующим образом: в службу ДОУ поступают перечни дел и документов от каждого структурного подразделения. Сотрудник службы ДОУ, ответственный за составление сводной номенклатуры дел организации, из предложенного перечня составляет по установленной форме номенклатуру дел структурного подразделения, редактирует заголовки дел, определяет сроки их хранения и соответствующие статьи по перечням (типовым, ведомственным). В настоящий момент действуют 3 перечня типовых документов:

1.  Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (часть вторая), утвержденный начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15.08.1988;

2.  Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 06.08.2001 № 38;

3. Перечень типовых документов органов государственной власти управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.12.2006 № 82.