Прямая линия «Служебные письма. Их разновидности, правила составления, оформления и регистрации»

Сегодня мы публикуем ответы на вопросы, поступившие на прямую линию по теме «Служебные письма. Их разновидности, правила составления, оформления и регистрации», которая проходила 28 мая 2008 г.

Беседу вела Галина Павловна Краснокуцкая — преподаватель
Республиканского института профессионального образования,
участник рабочей группы по разработке СТБ 6.38­2004.

Директор нашей организации требует регистрировать гарантийные письма отдельно и вести отдельный журнал их регистрации. Прав ли он?

Гарантийные письма не следует выделять в отдельный регистрационный поток, их нужно регистрировать в общем потоке исходящих документов или в потоке входящей корреспонденции и регистрировать в соответствующих журналах входящей и исходящей корреспонденции.

Обязательно ли на письме ставить печать организации?

Это зависит от содержания письма. Печатью заверяются гарантийные письма, письма фи­нансового содержания, направляемые в конт­рольные, налоговые, банковские учреждения, а также письма организаций с подтверждающей информацией (об использовании средств, о начисленной зарплате, архивные справки и т. п.).

Назовите основные виды журналов регистрации документов, которые нужно вести обязательно. Чем отличаются журналы учета входящей и исходящей документации от журналов учета входящей и исходящей корреспонденции?

Между терминами «документация» и «корреспонденция» нет никакого различия. Входящие и исходящие документы называют корреспонденцией (иногда перепиской), так как основную их массу составляют деловые письма с приложениями и без них. Согласно Перечню типовых документов с указанием сроков хранения в организации нужно вести журнал регистрации входящей корреспонденции и журнал исходящей корреспонденции. Их можно вести и в электронном виде, и в традиционной форме на бумажном носителе.