Оформляем телефонограмму

Татьяна САМАТЫЯ

Пожилой человек: тот, кто помнит времена,
когда телефон еще был удобством.

Франсис Родман

Телефонные средства связи прочно вошли в нашу жизнь и, прежде всего, в деловую сферу. Огромные пространства стали подвластны телефонным проводам и радиоволнам. На сегодняшний день ни одно современное предприятие не может обойтись без развитой системы телефонных коммуникаций.

Каждая компания в пределах своей компетенции ведет переписку со сторонними организациями, гражданами. В зависимости от способа передачи информации (по почте, телеграфу, телефону) различают служебные письма, телеграммы, телефонограммы.

Телефон служит эффективным средством передачи информации служебного значения при невозможности личных встреч. Секретарь в данном случае выступает в роли связного между должностными лицами одного или нескольких учреждений, от имени или по поручению которых передает устные распоряжения, информирует и получает справки, соединяя абонентов, принимая сообщения. Cуществуют определенные правила ведения разговоров по телефону, согласно которым абонент должен быть предельно вежливым, информацию передавать кратко, на вопросы отвечать полно, чтобы не вызвать потока новых.

Основной задачей секретарской службы является не только документационное и организационное, но также информационное обеспечение деятельности организации (подразделения) и ее руководства вне зависимости функций данной организации и специфики ее деятельности.

В широкий круг обязанностей секретаря входят также составление, оформление и создание некоторых видов организационно­распорядительных документов, в том числе телефонограмм. Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста (передается устно по каналам телефонной связи и записывается от руки). Она представляет собой разновидность служебного письма, подготавливаемого для оперативного решения служебных вопросов в виде, наиболее пригодном для передачи по линиям электросвязи. Обычно телефонограммы используются для срочного оповещения о совещаниях, заседаниях, собраниях и в других подобных случаях, когда переданное сообщение необходимо оформить документально. Они применяются, как правило, в пределах местной телефонной связи. Использование в этих целях линий электросвязи (в данном случае — телефонных) предъявляет некоторые особые требования к тексту передаваемых по ним документов.

Так, при составлении телефонограммы рекомендуется ограничивать объем текста десятью строками (примерно 30 слов), избегать трудно выговариваемых и редко произносимых слов, словосочетаний и сложных речевых оборотов, сокращений. Информация должна быть краткой и точной. Целесообразно заранее предусмотреть использование типовых текстов по наиболее встречающимся управленческим ситуациям и заранее заготовить бланки с трафаретными текстами, запас которых хранится у секретаря, и по итогам непосредственной практики он ведет постоянную работу с ними, дополняя, редактируя имеющиеся тексты и подготавливая новые.

Текст исходящей телефонограммы составляется с соблюдением правил расположения реквизитов и их объемов аналогично бланку, который подписывается руководителем организации или руководителем структурного подразделения в соответствии с регламентированным для данной организации порядком ведения телефонных переговоров. Текст входящей телефонограммы записывается там же. Составляется она в одном экземпляре. Если телефонограмма отправляется по нескольким адресам, то к ней прилагается список рассылки с указанием номеров телефонов.