В полном соответствии с инструкцией. Нормативные акты, на основе которых составляется Инструкция по делопроизводству в организациях

Ольга КОЗАК, ведущий научный сотрудник Национального архива Республики Беларусь

С целью формирования на единой основе и совершенствования документационного обеспечения управления, повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, а также технологии работы с ними была разработана Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, государственных комитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь (далее –– Примерная инструкция), утвержденная приказом председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 23.05.1995 № 13.

Необходимо отметить, что Примерная инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами независимо от форм собственности и ведомственной принадлежности. Это подразумевает составление в организациях на ее основе не противоречащих ей индивидуальных инструкций по делопроизводству и других нормативно­методических документов.

Однако при разработке в организациях Инструкции по делопроизводству следует руководствоваться и другими нормативными правовыми актами.

Так, состав реквизитов документов, входящих в систему организационно­распорядительной документации, и общие правила их оформления определены Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38­2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно­распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Этот стандарт также устанавливает единые правила подготовки организационно­распорядительной документации и бланков, применяемых при ее оформлении.

Методические указания по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38­2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно­распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденные приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16.09.2005 № 41, разъясняют и конкретизируют порядок внедрения и применения стандарта.

Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденные решением Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30.04.1997 № 5, регламентируют деятельность ведомственных архивов и архивов негосударственных организаций. В них изложены требования, предъявляемые к номенклатуре дел, проведению экспертизы ценности документов, порядку формирования и оформления дел, составлению научно­справочного аппарата к документам, уничтожению документов временного хранения, а также другие вопросы, связанные с работой архивов.

Необходимо отметить, что в Инструкции по делопроизводству отражается также и порядок ведения делопроизводства по обращениям граждан, если в организации не разработана отдельная инструкция по работе с таким видом документов. Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с Положением о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26.05.2005 № 544 (с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением от 17.01.2008 № 60 «О некоторых вопросах ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях»), с учетом требований Закона Республики Беларусь от 06.06.1996 № 407­XIII «Об обращениях граждан» (в редакции от 01.11.2004 № 340­3) и согласно Указу Президента Республики Беларусь от 15.10.2007 № 498 «О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц».

Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 утверждена Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел, которая комплексно регулирует вопросы работы с личными делами в организациях. Согласно этому документу в ор­ганизации работы с личными делами выделяются три основных блока:

 формирование личного дела;

 ведение личного дела;

 учет, использование и хранение личного дела, включая подготовку личного дела уволенного работника к передаче в архив организации.