Вопрос читателя — ответ специалиста

Как правильно оформлять обложку журналов (книг)?

Оформление журналов (книг), как и других дел, включает в себя комплекс работпо брошюровке, нумерации листов, составлению заверительной надписи и описанию дела на обложке.

Описание дела осуществляется в процессе делопроизводства в организации, начиная с момента заведения дела в соответствии с номенклатурой дел, продолжается (уточняется и дооформляется) при подготовке к сдаче в архив. Завершается оформлением описания дела в архиве организации.

Требования к оформлению обложек дел содержатся в стандарте ГОСТ 17914­72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия», Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, государственных комитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь¹ (далее — Примерная инструкция по делопроизводству), Основных правилах работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь² (далее –– Основные правила работы архивов).

Обязательными реквизитами обложки являются:

- наименование вышестоящей организации, организации, структурного подразделения;

- индекс дела по номенклатуре дел;

- заголовок дела;

- дата дела или крайние даты документов, входящих в дело;

- количество листов в деле;

- срок хранения дела.

Нужно ли все журналы (книги) пронумеровывать, прошнуровывать и делать соответствующую запись на последнем листе?

В соответствии с Примерной инструкцией по делопроизводству, которая является нормативным документом, обязательным к исполнению, не требуются дополнительные заверения в учетных формах, которые ведутся в организации (журналы учета входящих, исходящих и внутренних документов, журнал учета работников, выбывающих в командировки, журнал регистрации показаний контрольно­измерительных приборов для измерения температуры и влажности воздуха, книга выдачи дел из хранилища и др.).

Нормативными правовыми актами могут устанавливаться особые правила ведения отдельных учетных форм. Например, книга учета проверок (ревизий), которую ведут юридические лица и индивидуальные предприниматели, в соответствии с п. 4 Правил ведения юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями книги учета проверок (ревизий)³, должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью руководителя юридического лица либо индивидуального предпринимателя и печатью. В случае отсутствия печати у индивидуального предпринимателя книга учета проверок (ревизий) скрепляется штампом налогового органа по месту постановки индивидуального предпринимателя на учет в налоговом органе. Книга учета проверок (ревизий) заверяется налоговым органом в порядке, устанавливаемом Министерством по налогам и сборам Республики Беларусь.

В п. 58 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников⁴ предусмотрено ведение в организациях приходно­расходной книги по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (ведется бухгалтерией) и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (ведется кадровой службой). Приходно­расходная книга и книга учета движения трудовых книжек должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью нанимателя и печатью отдела кадров, а в случае ее отсутствия — печатью нанимателя.

Таким образом, необходимость применения особых средств удостоверения регистрационной формы (нумерация, шнурование, скрепление печатью) должна быть закреплена специальным нормативным правовым актом.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись на листе­заверителе, который помещается в конце дела. В книгах (журналах) он оформляется на оборотной стороне последнего чистого листа. Заверитель­ная надпись составляется по установленной форме.