Вопрос читателя — ответ специалиста

Какие документы (постановления, пояснения, рекомендации, инструкции, ГОСТы и т. д.) в обязательном порядке необходимо иметь секретарю для использования их в работе?

Секретарь в своей работе должен руковод­ствоваться следующими документами.

1. Основной нормативный документ — Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38–2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно­распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт распространяется на организационно­распорядительные документы: постановления, приказы, распоряжения, решения, протоколы, акты, письма и др. Он устанавливает требования к бланкам документов и оформлению реквизитов документов.

2. Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, государственных комитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь¹ (далее — Примерная инструкция по делопроизводству). Этот документ определяет основные правила ведения делопроизводства в организациях всех форм собственности, устанавливает порядок приема, учета, подготовки, оформления, контроля исполнения и хранения документов. Некоторые положения Примерной инструкции по делопроизводству уже устарели, разработкой новой редакции занимается Белорусский научно­исследовательский институт документоведения и архивного дела (БелНИИДАД). Приложением к вышеназванной инструкции является «Альбом форм организационно­распорядительных документов», который также требует доработки.

3. Основные правила работы архивов цент­ральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь². Этот нормативный документ регламентирует деятельность архивов учреждений, организаций и предприятий (ведомственных архивов). В нем изложены правила составления номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел, уничтожения документов временного хранения.

4. Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения³.

5. Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально­техническому обеспечению, административно­хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения⁴.

Перечни являются основными нормативными документами, регламентирующими сроки хранения документов, образующихся в деятельности учреждений, организаций и предприятий всех форм собственности. Онииспользуются при составлении номенклатуры дел, проведении экспертизы ценности документов, формировании дел.

¹ Утверждена приказом председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23.05.1995 № 13.

² Утверждены решением Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30.04.1997 № 13.

³ Утвержден постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 06.08.2001 № 38 (в редакциях постановлений Белкомархива от 28.04.2004 № 4, Минюста от 31.08.2007 № 58).

На вопрос отвечала Галина КРАСНОКУЦКАЯ, преподаватель Республиканского института профессионального образования (РИПО), опытный делопроизводитель, ведущий автор рубрики «Деловые бумаги»