***Юлия Фурман: «С удовольствием учусь новому!»

Эта очаровательная девушка — секретарь-референт Минского столичного союза предпринимателей и работодателей – все пространство вокруг себя словно заполняет особой мягкостью, женственностью, светом. Но при этом сразу чувствуется: в делах у нее — абсолютный порядок, самодисциплина и ответственность — на высшем уровне. О том, как ей это удается, рассказывает сама Юлия Фурман.

— Юлия, такой стандартный вопрос: что входит в круг Ваших обязанностей?

— Он весьма обширен. Я должна выполнять поручения руководителя (в числе прочего — освобождение его от многочисленных рутинных дел, оперативное информационное обеспечение: так, при необходимости, я обязана в мгновение ока найти телефон какой-либо организации, связаться с представителями и т.д.); работа с корреспонденцией (отслеживание сроков, обработка писем, доставка их компетентным лицам); я же ответственна за систематизацию документов, ведение телефонных переговоров и переадресацию звонков, прием посетителей (чай/кофе). Вообще, хотелось бы отметить: секретарю, на мой взгляд, просто необходимо быть харизматичной и общительной личностью, чтобы уметь поддержать любой разговор, не дать заскучать посетителям (если руководитель, например, задерживается). Есть у меня и «сезонная» обязанность — так ее можно назвать. Ежегодно весной проводится Ассамблея деловых кругов Беларуси. Моя задача — составить письма в министерства и ведомства, райисполкомы и исполком г. Минска, разослать их; затем — всех обзвонить, уточнить, кто будет присутствовать, составить список. Помимо предварительных оргмоментов, я присутствую и во время проведения самой Ассамблеи: встречаю гостей, участвую в их регистрации, организовываю кофе-паузы.

— В каком виде в организации ведется документооборот — в традиционном бумажном или в электронном?

— Могу сказать, что бумажный и электронный формат ведения документов — приблизительно 50/50. Конечно, с документами (в любом виде) нужно обращаться предельно аккуратно: ведь самое страшное для организации — если важный документ будет временно утерян, или, того хуже, не найдется вообще. (С улыбкой.) Безусловно, секретарю неплохо иметь фотографическую память — но запомнить всю документацию просто невозможно.

— Знаю, что при Союзе существует Клуб деловых женщин. Вы сами в него не входите?

— Да, такой клуб действительно есть — он организует различные мероприятия, которые помогают деловым леди, женщинам-предпринимателям отвлечься от рабочих будней, погрузиться в свой сугубо женский мир. Так, в октябре нынешнего года состоялось два заседания Клуба: на одном из них проводили встречу с Народным артистом Беларуси Александром Ефремовым, на другом — женщины-предприниматели и женщины-руководители приняли участие в традиционном модном показе брендов от итальянских дизайнеров. В ноябре Женский клуб планирует провести серию семинаров-тренингов по личностному росту.

— Юлия, немного о Вашей собственной карьере. Как долго Вы уже работаете в этой должности?

— Мой рабочий стаж пока небольшой, тружусь в этой должности всего год: набираюсь опыта, стараясь постичь все тонкости профессии, стать по-настоящему высококлассным специалистом. Я считаю, очень важно, чтобы работа приносила радость и удовольствие. К счастью, в моем случае это именно так! Конечно, бывает всякое. Те же рабочие авралы — хоть и чрезвычайно редко, но порой все же случаются. В такие тяжелые, ультрамногозадачные дни я позволяю себе маленькие радости за каждое выполненное дело: фрукт/конфетку/печеньку. Могу сказать: даже такое небольшое поощрение в виде вкусняшки — отличная мотивация для быстрого и качественного выполнения работы.

— Ваш начальник — мужчина или женщина? Насколько комфортно работается под его руководством?

— Председатель нашей организации — мужчина. Он амбициозный и волевой — человек своего дела, сильная личность. Кроме всего прочего, это тип современного руководителя, который идет в ногу со временем — во всем: он прекрасно ориентируется в новейших гаджетах и технологиях, пользуется ими и в то же время сохраняет верность своим собственным традициям, которые, на мой взгляд, прекрасно работают на имидж руководителя. Так, например, в кабинете Владимира Николаевича (там же проходят и все важные встречи, переговоры) красуется огромная коллекция колокольчиков. Мой руководитель и сам любит привозить их из разных стран, командировок, и с удовольствием принимает их в качестве подарка. Всего в коллекции — около 100 колокольчиков. (С улыбкой.) Конечно, уход за всем этим «звоном» — также моя обязанность. Но выполнять ее несложно — ежедневно я протираю не все 100 экземпляров, только самые крупные — и конечно, главный, который стоит на столе Владимира Николаевича. В него он звонит, когда, принимая в кабинете делегацию, сам хочет взять слово. Кроме того, на любое выездное мероприятие он также берет с собой этот колокольчик — я слежу за тем, чтобы его непременно положили. К слову, если в нужное время в нужном месте колокольчика под рукой не окажется — это будет настоящая катастрофа! Один раз я, признаюсь, недосмотрела — так за ним отправляли личного водителя. Но хочу отметить: что бы ни случилось, руководитель никогда не дает волю эмоциям, не кричит — если и делает замечание, то очень тактично. У нас с ним, тьфу-тьфу, никогда не было конфликтов. Я спокойная, рассудительная — если вдруг и совершаю какие-то ошибки, всегда тщательно их анализирую, чтобы не повторить впредь. Вице-председатель нашей организации — женщина. Она справедливая, требовательная, прямолинейная, но при этом очень общительная и жизнерадостная; это человек, работать с которым легко и интересно. Пользуясь случаем, хочу выразить руководству благодарность от своего лица и вообще всех новых сотрудников: новичков вводят в курс дела мягко, относятся к ним лояльно, понимающе… За это мы им премного благодарны!

— Юлия, вижу, что в кабинете начальника, кроме коллекции колокольчиков, есть аквариум. Безусловно, он прекрасно вписывается в деловой стиль, придает особую изысканность. Что касается ухода за этими прекрасными золотыми рыбками — это тоже Ваше дело?

— Да, конечно. Как только я заступила на должность, руководитель меня предупредил: теперь, мол, забота об этом мини-царстве — на мне; если чего-то не знаю — читаю, разбираюсь. В принципе, неплохо, на мой взгляд, справляюсь: кормлю их каждый день, с утра (корм Владимир Николаевич закупает лично), по выходным у них разгрузочные дни. Конечно, бывают и не совсем приятные, грустные моменты: ведь рыбки, как и все живые существа, имеют свою продолжительность жизни — иногда она естественным образом завершается. Что касается различных «санитарно-погребальных» мероприятий, в этом меня очень выручает наш финансовый директор. Он очень энергичный, деятельный и оптимистичный по своей натуре — настоящий человек-праздник!

— Вы постоянно общаетесь с определенным кругом людей — предпринимателями. А мыслей о том, чтобы в будущем самой заняться предпринимательской деятельностью, у Вас не возникало?

— Действительно, я думаю об этом. Тем более, как вы правильно сказали, вращаясь в этом кругу, с удовольствием набираюсь опыта, общаюсь, беру на заметку советы. К тому же в кабинете у Владимира Николаевича — огромная библиотека по экономике, бизнесу, психологии общения. Руководитель охотно делится литературой — как деловой, так и художественной, сам дает советы-рекомендации. Я беру домой книги, которые меня заинтересовали (для меня все же очень важны тактильные ощущения, поэтому электронным ридерам предпочитаю традиционный, бумажный вариант); с удовольствием читаю дома или в дороге — люблю с толком проводить время. Если говорить о художественной литературе, в числе любимых авторов — Агата Кристи, Эрих Мария Ремарк, Омар Хайям; очень нравятся и книги по психологии — и интересно, и полезно. Что же касается моих собственных бизнес-идей — они, скажем так, имеют художественную направленность: в свободное время я пишу картины, именно с этим делом планирую связать свою возможную предпринимательскую деятельность. Я начала продавать свои картины в декретном отпуске — внезапно вспыхнуло желание, я продумала действия-шаги и начала идти к своей цели. Я, конечно, понимаю, что это не самый продаваемый с коммерческой точки зрения товар, но в то же время убеждена: для успешности в бизнесе важно занять какую-то свою, особую нишу, по-настоящему гореть делом.

— Что касается гендерного вопроса: на Ваш взгляд, более талантливые предприниматели — это все же мужчины? Либо же женщины могут быть не менее успешными в этом плане?

— Я считаю, что более успешны в бизнесе действительно мужчины. То есть в какой-то степени я согласна с мнением: мужчина более требователен к себе и подчиненным, дисциплинирован, держит свои эмоции под контролем. Но мужчине изначально проще — он от природы более сильный и решительный. Совсем не удивительно, что бизнес-леди у нас гораздо меньше. Конечно, у женщин-руководительниц — другой подход, в котором также есть свои плюсы: чутье, природная женская интуиция имеют большое значение. Но при этом любому руководителю — независимо от пола — нужно стремиться к тому, чтобы стать для своих подчиненных примером для подражания, завоевать их авторитет. Вот в этом смысле дамам, по-моему, сложнее: они сталкиваются с довольно устойчивым мнением, что женщина — слишком слабое создание для ведения своего бизнеса.

— А Вы согласны с тем, что предпринимательская жилка, если она есть, — проявляется уже в самом детстве? В своей дочке такую замечаете?

— Очень даже согласна! Считаю, что предпринимателями действительно не становятся, а рождаются. Уже с подросткового возраста ребенка можно определить, есть ли в нем эта самая жилка или нет. то касается моей доченьки — ей всего 5 лет, считаю, что она еще слишком мала для проявления какого бы то ни было предпринимательского таланта. Пока я не замечаю в ней напора, настойчивости — вижу, что она мягкая и спокойная; но, повторюсь, более предметно судить о чем-то можно будет чуть позже.

— Бытует такой, возможно, стереотип: секретарское место — очень выгодная «позиция» для поиска хорошего мужа: постоянное общение с видными мужчинами и т.д. Вы с этим согласны?

— В общем-то, да, согласна. (С улыбкой.) И, поскольку нахожусь в разводе, упускать свой шанс — если таковой представится — не намерена. Конечно, все это ни в коей степени не должно отражаться на рабочем процессе: витание в облаках, «любовное наваждение» — это непозволительно. Но ведь у всех есть и свободное, личное время — именно его можно посвящать тому особому, «правильному» человеку, знакомство с которым состоялось, возможно, на работе.

— Вы говорили о том, что в организацию приезжают гости из разных стран. Расскажите, пожалуйста: какие иностранные делегации произвели на Вас особое впечатление?

— Действительно, у меня очень интересная работа — даже с точки расширения кругозора, соприкосновения с разными культурами. Безусловно, все люди, национальности очень интересны — всегда можно заметить какие-то удивительные особенности, нюансы. Кстати, своим руководителям я очень признательна и за то, что они обучили меня деловому этикету: кому из гостей в первую очередь подавать чашку-блюдце и т.д. К слову, если в составе делегации — мужчины и женщины из какой-то восточной страны, то подать горячий напиток нужно, в первую очередь, мужчине. Неизменно приятное впечатление производят гости из Поднебесной. Китайцы очень искренни, открыты, улыбчивы — они сразу же, как только входят в кабинет, наполняют атмосферу какой-то особой радостью, умиротворением.

— Юлия, понятно, что любой человек, как бы он ни был увлечен своей работой, — не робот, какие-то промахи иногда имеют место. Можете вспомнить и рассказать о каких-то своих, возможно, в назидание коллегам?

— Абсолютно согласна: ошибки могут случаться у каждого — важно подумать, как их исправить, сделать определенные выводы. Мне вспоминается история с книгами. Как я уже говорила, мой руководитель — невероятный книголюб: он и сам любит читать, и других просвещает с удовольствием, Так, однажды для студентов юрфака он привез книги из США (кто-то с факультета должен был приехать и их забрать). А у нас в эти дни как раз проходила генеральная уборка, я упаковала много одинаковых мешков с мусором. Книги были в точно таком же мешке. Безусловно, я немного не продумала: этот пакет мне нужно было бы подписать, поставить на приличном расстоянии от других (в принципе я его отставила, но, видимо, недостаточно). Прихожу на следующий день на работу — а книг-то нет!

Правда, спасла меня какая-то моя интуиция: именно в этот день я побежала за автобусом (обычно так не делаю), приехала на работу немного раньше, чем обычно; то есть буквально 5 минут решили все: я успела перехватить уборщицу, которая еще не вынесла мусор, «спасла» книги. (С улыбкой.) Правда, прошел уже год — а за ними так никто и не приехал… Был у меня и просто забавный случай. Дело в том, что каждый день, когда никого нет в приемной и кабинете руководителя, я устраиваю себе «активную паузу» — приседаю по 40 раз (считаю, что женщина всегда должна хорошо выглядеть, быть в форме). И вот в разгар моего офисного фитнеса как раз зазвонил телефон. Я сняла трубку и обстоятельно ответила на все вопросы; но не могла не уловить удивления на том конце провода — с какой, мол, спринтерской дистанции я сошла…

— Как проходят корпоративные мероприятия? Входит ли их организация в Ваши обязанности? Выбором, покупкой подарков занимаетесь Вы?

— (С улыбкой.) Это самые приятные моменты в любом коллективе. Ничто так не сплачивает коллектив, как общение не о работе за одним столом, за вкусной едой. Мы отмечаем все дни рождения сотрудников. Именинник назначает время (обычно — в обед). Я помогаю «делать сервис»: нарезать-намазывать, накрывать на стол. Также выбор, покупка подарка — это моя забота (но, разумеется, складываемся с коллегами все вместе). Что касается подарка для руководителя — его также покупаю я, но в предварительном обсуждении, выборе участвуют все сотрудники.

Беседовала

Ольга УЛАСЕВИЧ

Анкета «Если… то…»

·                 Если животное, то... сова

·                 Если растение, то... кактус

·                 Если напиток, то… капучино

·                 Если мобильник, то... смартфон

·                 Если фильм, то... комедия

·                 Если песня, то... «Во поле береза стояла»

·                 Если книга, то... Алекс Новак: «Книга, которой нет»

·                 Если поездка, то... с интересными людьми»

·                 Если сюжет, то... который оставит впечатление

·                 Если погода, то... зимняя и снежная, с новогодним настроением

·                 Если историческая эпоха, то... Ренессанс

·                 Если цвет, то... бирюзовый, морской

·                 Если друг, то... преданный

·                 Если подруга, то... чуткая

·                 Если мужчина, то... надежный

·                 Если чувство, то... приятное – любовь

·                 Если эмоция, то... восторг, счастье

·                 Если жить, то... будучи любимым и любящим

·                 Если дружить, то... с тем человеком, которому можно доверять

·                 Если ходить, то... на лабутенах

·                 Если ездить, то... на санях

·                 Если спать, то... сладко

·                 Если хотеть, то... от души

·                 Если впускать, то... в свое сердце

·                 Если говорить, то... правду

·                 Если мечтать, то... целенаправленно

·                 Если открывать, то... двери в лучшее будущее

·                 Если принимать, то... родных и близких в гости