Прямая линия «Требования к разработке бланков документов и их использованию»

Сегодня мы публикуем ответы на вопросы, поступившие на прямую линию по теме «Требования к разработке бланков документов и их использованию», проходившую 27 февраля 2008 г. На вопросы отвечала Галина Павловна Краснокуцкая — преподаватель Республиканского института профессионального образования (РИПО), опытный делопроизводитель, ведущий автор рубрики «Деловые бумаги».

Мы — бюджетная организация, и законодательство разрешает нам заниматься в свободное рабочее время внебюджетным видом деятельности (проверкой и ремонтом средств измерителей связи).

Наша организация типографским способом изготовила свой бланк — «Заказ­счет», содержащий реквизиты: наименование документа (в данном случае — Заказ­счет на выполнение работ в соответствии с заключаемым договором), срок выполнения работ, заказчик и его реквизиты, наименование и тип прибора, который сдается в ремонт или на проверку. Затем табличным способом оформляется вид работы, сроки исполнения, стоимость работ с НДС, сумма НДС, полная стоимость. Далее указывается, что Заказ­счет является актом выполненных работ с отметкой для подписей исполнителя и заказчика.

Как и на основе каких нормативных документов оформить заказ на изготовление таких бланков? Можно ли их изготавливать в своей организации без согласования с Минфином?

Отвечая на этот вопрос, нужно отметить, что в организациях в зависимости от направлений деятельности используются разные бланки. Согласно СТБ 6.38­2004 «Требования к оформлению документов» каждая организация должна иметь два вида бланков: бланк для письма и общий бланк для других видов организационно­распорядительных документов. Бланки организаций (для письма и общий бланк), имеющие изображение государственного герба Республики Беларусь, изготавливаются типографским способом. Для учета их использования и хранения приказом по организации создается комиссия и назначаются лица, ответственные за учет, использование и хранение.

Указанный вами бланк «Заказ­счет», который разработали в вашей организации, не является разновидностью организационно­распорядительных документов, это финансовый документ, такой, как, к примеру, счет­фактура, акт выполненых работ и т. п. Разработкой и использованием таких бланков обычно занимается бухгалтерия и при их создании самой организацией лучше обратиться за разъяснениями в финансовые органы (налоговую инспекцию и др.), которые могут проконсультировать по вопросам правомерности изготовления подобных бланков.

Я знаю, что в организации должны быть бланки для письма и общие бланки. А нужно ли заказывать в типографии еще и бланки для приказов?

Вы совершенно правы: в каждой организации должно быть два вида бланков для документов — для письма и общий бланк. На общих бланках оформляют все виды документов, кроме писем. Если в организации часто составляются приказы, то использовать общий бланк неудобно. Тогда целесообразно заказать специальные бланки для приказов.