Прямая линия «Оформление и учет организационно-распорядительной документации: приказы, письма, акты, договоры»

Сегодня мы публикуем ответы на вопросы, поступившие на прямую линию по теме «Оформление и учет организационно­распорядительной документации: приказы, письма, акты, договоры», которая проходила 12 февраля 2008 г.
Беседу вел Андрей Николаевич Сукач — научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно­исследовательского института документоведения и архивного дела.

Нужно ли заверять печатью или другим способом ксерокопии документов, включаемых в личное дело, в частности, копии документов об образовании?

Общий порядок заверения копий описан в п. 2.3.16 Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь (далее — Примерная инструкция по делопроизводству).¹

Согласно данному документу организация может засвидетельствовать копии (выписки) только тех документов, которые создаются в самой организации. Однако из этого правила Примерная инструкция делает исключение, согласно которому разрешается изготавливать копии (выписки) документов, выданных другими организациями, при решении вопросов приема граждан на работу, удостоверения их трудовых, жилищных и других прав, формировании личных дел работников (копии дипломов, свидетельств об образовании, трудовых книжек и др.).

Таким образом, Примерная инструкция разрешает организациям делать и заверять копии документов об образовании и иных документов, включаемых в состав личного дела работника при его формировании.

Помимо Примерной инструкции по делопроизводству порядок формирования личных дел описан в Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников², где в п. 15 указано, что копии документов об образовании, повышении квалификации и переподготовке (аттестат, диплом, свидетельство и др.), включаемые в личное дело, должны быть заверены в установленном порядке. Так как подобный порядок Инструкцией о порядке формирования личных дел не установлен, следует руководствоваться соответствующими положениями Примерной инструкции по делопроизводству.

По общему правилу все копии заверяются путем проставления отметки о заверении копии по следующей форме:

 Верно

Инспектор отдела кадров                   Подпись            К.Д.Дмитриевский

09.02.2008                             

Размноженные экземпляры документа, не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, удостоверяются печатью службы ДОУ. Однако если копия воспроизводит факсимильную подпись подлинника, то печать на ней не ставится.

К факсимильным копиям (т. е. воспроизводящим изображение документа целиком, включая изображение подписи (факсимиле)) относятся и копии, изготовленные при помощи ксерокса и факса.

Таким образом, ксерокопии документов об образовании, включаемые в состав личного дела, заверения с помощью печати не требуют.

При оформлении документации на компьютере каким должен быть размер шрифта реквизита «Виза» в организационно­распорядительном документе (положение, инструкция, приказ, решение и др.)? Каким должен быть размер шрифта реквизита «Гриф согласования» в случаях, когда он располагается ниже реквизита «Подпись»?

В соответствии с п. 5.22 Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ) 6.38–2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно­распорядительной документации. Требования к оформлению документов» реквизит «Виза» располагается ниже реквизита «Подпись» и состоит из наименования должности визирующего, личной подписи, ее расшифровки и даты. Виза может оформляться как от руки, так и машинописным способом (если заранее известно, кто должен завизировать соответствующий документ).

Согласно п. 6.2 СТБ 6.38–2004 при оформлении документа на компьютере многострочные реквизиты (кроме реквизита «Текст») печатают с интервалом «точно 14 пт». В том числе это относится и к реквизиту «Виза».

Размер шрифта в реквизитах «Виза» и «Гриф согласования» определяется требованиями абзаца 2 п. 6.1 СТБ 6.38–2004: Times New Roman в обычном начертании, размер шрифта — не менее 13 пт.

Следует учитывать, что реквизит «Гриф согласования» в организационно­распорядительных документах всегда располагается ниже реквизита «Подпись».