Прием и регистрация в систему электронного документооборота поступивших в организацию по электронной почте и на бумажных носителях документов

Валентина ПОЛЕЩЕНКО, директор РУП «Центр электронного документооборота» Белорусского государственного университета

Эффективность систем автоматизации делопроизводства и/или систем электронного документооборота зависит от их информационной насыщенности. Чем больше информации можно получить из системы, тем больше специалистов будут стремиться работать с ней.

Если в организации внедрена и работает автоматизированная система в режиме сопровождения бумажного документа, в которой содержатся только реквизиты, описывающие документ, и отсутствует образ самого документа, то и работать в такой системе будут исключительно специалисты, ответственные за делопроизводство. Остальные сотрудники (как руководители, так и исполнители) вынуждены будут работать с бумажными документами. Поэтому основной задачей системы электронного документооборота является не управление регистрационными карточками документов, а управление документами. Каждый специалист организации, обращаясь к системе, должен иметь возможность самостоятельно находить документы, необходимые ему для работы, создавать их проекты, визировать, утверждать и направлять адресату в электронном виде. Тогда эффективность системы будет значительно выше.