Уничтожение электронных документов

Валентин Паневчик, доцент кафедры технологии Белорусского государственного экономического университета

Розыск и уничтожение всех копий электронных документов – злободневная проблема.

Большинство электронных документов распространяется в виде неконтролируемых копий. Это означает, что никто в организации не знает, где и сколько экземпляров документа может храниться. Из-за этого обеспечить уничтожение всех копий (включая данные на резервных носителях) очень сложно. Для этого нужны хорошо продуманные организационные меры и исполнительская дисциплина. Такое положение вещей значительно повышает риски сохранения лишней и ненужной информации и приводит к перерасходу ресурсов информационных систем.

Постоянно растет число видов носителей, которые нужно контролировать. Это не только привычные дискеты, CD, DVD и жесткие диски, но и, например, флэш-память в многочисленных портативных устройствах, сим-карты телефонов, смарт-карты и т. п. В подавляющем большинстве организаций не существует даже примерного списка носителей, на которых может оказаться корпоративная электронная информация.

Сложнее всего уничтожать информацию, которая находилась на компьютере, подключенном к глобальной или локальной сети. Легкость распространения электронной информации просто поражает воображение. То, что хотя бы ненадолго было выложено организацией в Интернете в свободном доступе, может остаться там навсегда, даже если, спохватившись, собственник информации удалил ее со своего сайта.