Таблицы MS Excel как хранилища данных

Игорь Клоков

Программа MS Excel из состава MS Office по своей функциональности относится к классу «электронные таблицы». Так принято называть программы, данные в которых для удобства вычислений располагаются в ячейках таблиц. Однако довольно часто электронные таблицы используют не только для автоматизации расчетов, но и для обработки любых (а не только числовых) данных, в том числе и для составления баз данных. Не нужно объяснять, что базы данных – самая удобная и распространенная форма хранения практически любых сведений. Списки – сотрудников, клиентов, товарной продукции, – если их перевести в формат БД, становятся намного удобнее в работе. Практически без БД нельзя представить современную эффективную канцелярскую работу. В этой статье мы как раз и рассмотрим особенности использования MS Excel для хранения и обработки данных. Несмотря на то что в 2007 году вышла новейшая версия MS Office, в которую традиционно включается Excel, мы будем ориентироваться на предыдущую, из состава MS Office 2003. Во-первых, потому что все основные операции из релиза в релиз остаются примерно одинаковыми, а, во-вторых, потому что новый Office еще очень нескоро «пропишется» в белорусских офисах. А когда все-таки «пропишется», переход к нему не займет больше одного рабочего дня. Так, по крайней мере, заявляет Microsoft. И, как правило, так оно и бывает на практике.

Итак, рабочий лист Excel – это готовая расчерченная на экране таблица (рис. 1), в ячейки которой помещаются данные либо просто вводом с клавиатуры, либо копированием через буфер обмена из других документов. Данные в ячейках могут быть самые различные, да и располагать их можно также разными способами. Чтобы получить доступ к операциям форматирования ячеек, достаточно в меню Формат выбрать Ячейки или просто установить курсор на нужной ячейке, нажать правую клавишу мыши и в выпадающем меню выбрать Формат ячеек.