••• Планирование жизненного цикла электронного документа

Ольга МОИСЕЕНКО,

организатор делопроизводства – референт

Каждый документ (и электронный в том числе) имеет свой жизненный цикл. Жизненный цикл — это этапы, которые проходит документ от его создания до передачи на хранение (документы постоянного срока хранения) или уничтожения после истечения срока хранения (документы временного срока хранения).

Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 1221-2000 «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения»¹ (далее — СТБ 1221-2000) определяет жизненный цикл электронного документа (далее — ЭД) как стадии создания, обращения, архивного хранения и/или утилизации ЭД. Как правило, документы проходят несколько основных стадий (одни из них могут повторяться, другие осуществляются единожды).

Всю систему организационно-распорядительной документации организации можно разбить на 3 группы: входящую, исходящую и внутреннюю. Входящие документы — это те, которые были созданы за пределами организации: их авторами являются сторонние государственные органы, организации, физические лица или индивидуальные предприниматели.

После поступления в организацию входящий ЭД, как правило, проходит следующие стадии жизненного цикла:

· прием и первичную обработку (включающую регистрацию);

· передачу на рассмотрение по компетенции (руководителю или в структурное подразделение);

· при необходимости — постановку на контроль (в соответствии с законодательными актами Республики Беларусь, локальными правовыми актами организации, поручением руководителя организации (резолюцией) и т.д.);

· исполнение;

· размещение в электронном деле в соответствии с номенклатурой дел организации и оперативное хранение (до завершения дела, в которое помещен ЭД, в текущем делопроизводстве);

· хранение в соответствии с установленным законодательством сроком и/или утилизацию в установленном законодательством порядке.

Исходящие и внутренние документы создаются в пределах организации (то есть их авторами являются работники организации). При этом исходящие документы (письма, внешние докладные записки и др.) отправляются за ее пределы, а внутренние остаются непосредственно в организации (распорядительные документы, протоколы, докладные записки и др.). Жизненный цикл исходящих и внутренних ЭД проходит следующие стадии:

· создание;

· согласование (визирование), при необходимости внесение изменений;

· придание юридической силы (подписание, регистрация и др.);

· исходящие документы — отправка адресату;

· внутренние документы — передача исполнителям, далее жизненный цикл внутреннего документа совпадает с жизненным циклом входящего (исполнение, размещение в деле и т.д.).

Зачем лицу, ответственному за делопроизводство в организации, знать о стадиях жизненного цикла документа?

Во-первых, это поможет выстроить четко структурированную схему работы с документом от его создания (получения) до архивного хранения и/или утилизации, что, в свою очередь, позволяет унифицировать каждый этап прохождения и отражается на скорости исполнения документа. Во-вторых, знание каждой стадии прохождения документа и их последовательности поспособствует в выполнении одного из ключевых требований СТБ 1221-2000, изложенного в п. 4.1: при проектировании или внедрении информационных систем, в среде которых происходит создание и/или обращение ЭД, должно осуществляться планирование жизненного цикла ЭД.

Что такое планирование жизненного цикла ЭД?

Планирование жизненного цикла ЭД — это определение тех требований к ЭД, при соблюдении которых он будет доступен и воспроизводим на всех стадиях жизненного цикла².

Что включает планирование жизненного цикла ЭД?

Согласно СТБ 1221-2000 процесс планирования включает:

· установление порядка согласования, утверждения и регистрации каждого вида ЭД, включая выработку электронной цифровой подписи (ЭЦП);

· классификацию ЭД в соответствии с перечнем типовых ЭД и определение сроков их хранения;

· предварительную экспертизу ценности ЭД по видам документов в соответствии с классификацией и составление перечня ЭД с постоянным сроком хранения;

· выработку требований по защите ЭД и определение порядка доступа к ним (в соответствии со сроками хранения);

· определение порядка резервного копирования и хранения резервных копий ЭД;

· установление порядка хранения, внесения изменений и тиражирования ЭД, а также уничтожения ЭД, не подлежащих постоянному хранению;

· определение процедур передачи ЭД на ведомственное хранение и создания сопроводительных документов, согласование форматов данных ЭД и дополнительных реквизитов информационно-поисковых характеристик (ИПХ);

· определение порядка ведомственного хранения ЭД с различными сроками хранения;

· определение порядка передачи ЭД на государственное хранение³.

Почему в процессе планирования жизненного цикла ЭД уделяется большое внимание сроку его хранения, порядку передачи на ведомственное и государственное хранение и т.д.?

Это связано с тем, что требования к СЭД⁴, в которых создается ЭД, должны быть определены уже на стадии проектирования или внедрения (если речь идет о готовом программном продукте). Например, ЭД постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также те, которые подлежат передаче на государственное хранение, должны оставаться воспроизводимыми и после того, как полностью устареют технические и программные средства, с помощью которых они были созданы⁵. Соответственно, при выборе формата, в котором будет создаваться ЭД, необходимо предусмотреть возможность конвертации и миграции файлов в случае модернизации аппаратного или программного обеспечения⁶. Кроме этого, все форматы ЭД, подлежащих передаче в государственный архив, в обязательном порядке согласовываются с государственным архивом⁷. При проектировании СЭД или внедрении готового программного продукта должна быть обеспечена возможность создания документов в требуемом формате или их преобразования в необходимый формат перед передачей ЭД на государственное хранение. Допустимые форматы ЭД приводятся в п. 218 Инструкции по делопроизводству.

Как определяется срок хранения ЭД?

В соответствии с п. 236 Инструкции по делопроизводству документы в электронном виде после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажных носителях. Следовательно, срок хранения ЭД определяется в соответствии с Перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей с указанием сроков хранения (далее — Перечень типовых документов)⁸, ведомственными перечнями. В случае отсутствия определенного вида документов в указанных перечнях сроки хранения последних определяются индивидуально в процессе экспертизы ценности документов и согласовываются с центральной экспертно-методической комиссией⁹.

Что такое перечень типовых ЭД, в соответствии с которым необходимо производить классификацию ЭД при планировании их жизненного цикла?

В п. 5.2 СТБ 1221-2000 содержится следующая норма: планирование осуществляется на основании перечня типовых ЭД, образующихся в процессе деятельности организации. Перечень должен быть согласован с государственным органом по архивам и делопроизводству Республики Беларусь и утвержден вышестоящим органом государственного управления.

Исходя из этого можно сделать вывод, что данный перечень составляется непосредственно в организации после изучения и анализа состава документов, создаваемых в ней. Сроки хранения документов, включенных в него, определяются по Перечню типовых документов, ведомственному перечню или индивидуально (см. выше). В соответствии с п. 56 Правил работы архивов государственных органов, иных организаций (далее — Правила работы архивов)¹⁰ одной из основных функций постоянно действующей экспертной комиссии организации (далее — ЭК) является согласование проектов перечней документов с указанием сроков хранения. Значит, после составления перечень типовых ЭД, образующихся в организации, должен быть согласован с ее ЭК, а также (в соответствии с требованиями СТБ 1221-2000) с государственным органом по архивам и делопроизводству, после чего утвержден вышестоящей организацией (при ее наличии).

Вместе с тем в п. 5.5 Методических рекомендаций дается пояснение, что планирование жизненного цикла ЭД осуществляется на основании действующих типовых и ведомственных перечней, иных нормативных правовых актов¹¹, и ничего не говорится о перечне типовых ЭД, упоминаемом в СТБ 1221-2000.

Кто осуществляет планирование жизненного цикла ЭД?

СТБ 1221-2000 устанавливает, что в процессе планирования должны принимать участие специалисты:

· по проектированию или внедрению информационных систем, в среде которых происходит создание и/или обращение ЭД (например, работник отдела автоматизации системы управления);

· службы нормоконтроля и специалисты, ответственные за хранение ЭД в организации (например, работники технического отдела; работник, ответственный за делопроизводство (оперативное хранение документов), и работник, ответственный за архив организации (архивное хранение);

· государственного органа по архивам и делопроизводству или уполномоченной им организации¹².