ШПАРГАЛКА ДЛЯ СЕКРЕТАРЯ: Номенклатура дел организации

Ольга МОИСЕЕНКО,

организатор делопроизводства – референт

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (далее — Инструкция по делопроизводству)¹ устанавливает 3 вида номенклатуры дел: типовую, примерную и номенклатуру дел организации.

Типовая и примерная номенклатуры дел — это систематизированные перечни унифицированных заголовков дел, которые заводятся в делопроизводстве организаций с однородным характером деятельности и составом документов. Их различие в том, что типовая номенклатура устанавливает типовой состав дел с единой индексацией и унифицированными заголовками дел, она носит обязательный характер. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел и носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные инструкции разрабатывает служба ДОУ органов управления (вышестоящих организаций), имеющих подведомственные однородные организации. Например, если Министерство жилищно-коммунального хозяйства Республики Беларусь составит типовую номенклатуру дел для ЖРЭО, последние будут обязаны составить свою номенклатуру дел в строгом соответствии с ней, не меняя индексацию, формулировки заголовков, порядок расположения дел в номенклатуре дел и т.д. Если же номенклатура дел, составленная Министерством для ЖРЭО, будет примерной, составляя свою номенклатуру дел на ее основе, ЖРЭО смогут внести в нее изменения.

Номенклатура дел организации — это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, которые заводятся в конкретной организации (к этой категории относятся номенклатуры дел структурных подразделений и сводные номенклатуры дел организаций).

Заголовки в разделах (подразделах) номенклатуры дел систематизируются по группам в зависимости от значимости и взаимосвязи дел.