Номенклатура дел структурного подразделения организации

Наталия КОНДАКОВА,

специалист по документообороту

В соответствии с п. 152 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (далее — Инструкция по делопроизводству)¹ номенклатура дел составляется в каждой организации как на дела всей организации (сводная номенклатура дел), так и каждого структурного подразделения (номенклатура дел структурного подразделения).

Номенклатура дел структурного подразделения составляется руководителем подразделения совместно с работником, ответственным за ведение делопроизводства в этом структурном подразделении. Служба ДОУ и архив организации оказывают необходимую консультационно-методическую помощь структурным подразделениям в подготовке номенклатуры дел (проверяют правильность формулировок названий дел, определения сроков их хранения и др.).

Чтобы составить номенклатуру дел структурного подразделения, необходимо:

· определить состав документов, образующихся в деятельности этого структурного подразделения;

· описать дела и документы, включенные в номенклатуру, — составить заголовки дел;

· определить сроки хранения документов и дел, включенных в номенклатуру;

· определить порядок расположения дел в номенклатуре;

· оформить номенклатуру дел и выполнить необходимые процедуры по вводу ее в действие (провести ее согласование и утверждение).