Вопрос читателя — ответ специалиста

Ольга КУЛИКОВА,

историк-архивист

В ходе проведения проверки наличия и состояния документов и дел архива было обнаружено отсутствие некоторых дел постоянного срока хранения. Что предпринять?

Отсутствие дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, как правило, выявляется при проведении экспертизы ценности (в результате которой составляются описи дел и акт о выделении документов к уничтожению) или при проведении проверки наличия и состояния дел в архиве организации.

В соответствии с п. 327 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций¹ (далее — Правила работы архивов) в случае обнаружения недостачи документов и дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения должны быть приняты меры по их розыску. Правила работы архивов устанавливают, что розыск недостающих документов производится в течение года с момента установления факта их отсутствия. Продлить срок розыска документов можно только с разрешения руководителя организации, но не более чем на 1 год². На дела и документы, которые не были обнаружены в архиве в ходе проведения проверки наличия и состояния дел, составляется карточка учета необнаруженных дел (документов).

Для плодотворного поиска утерянных документов необходимо:

· изучить описи, по которым дела из структурного подразделения передавались в архив организации;

· изучить документы, на основании которых дела выдавались из хранилища;

· изучить в деле фонда акты о выделении документов и дел к уничтожению;

· проверить правильность подкладки дел фонда постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу с аналогичными номерами;

· проверить правильность подкладки дел с аналогичными номерами в других фондах;

· организовать розыск необнаруженных дел в структурном подразделении, в деятельности которого они образовались³.