Что такое электронный архив: его возможности, функции и этапы создания

Ольга МОИСЕЕНКО,

организатор делопроизводства – референт

Электронный архив — это структурированная система хранения электронных документов, которая отвечает требованиям законодательства Республики Беларусь и обеспечивает надлежащее хранение электронных документов.

Среди наиболее полезных возможностей электронных архивов можно выделить следующие:

· хранение больших объемов информации;

· конфиденциальность;

· разграничение прав доступа к документам;

· оперативное отслеживание истории использования документа;

· автоматическое создание учетно-справочных документов;

· автоматическая выборка документов с истекшими сроками хранения, подготовка актов на уничтожение и др.;

· быстрый и удобный поиск документа по заданным параметрам.