ШПАРГАЛКА ДЛЯ СЕКРЕТАРЯ: Информационно-справочные документы (протоколы)

Ольга МОИСЕЕНКО,

организатор делопроизводства – референт

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях¹ (далее — Инструкция по делопроизводству) определяет протокол как документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, собраниях, конференциях.

Протокол составляется выбранным секретарем заседания или секретарем постоянно действующего коллегиального органа. Например, в соответствии с п. 53 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций² персональный состав постоянно действующей экспертной комиссии (далее — ЭК) утверждается распорядительным документом руководителя организации. Следовательно, протокол заседания ЭК составляется секретарем ЭК, которого руководитель организации назначил распорядительным документом.

Основанием для составления протокола служат записи (рукописные, стенографические, аудио- и др.) хода заседания, повестки дня, тексты и тезисы докладов, проекты решений и другие документы, подготовленные к заседанию.

По полноте освещения хода заседания протоколы бывают полной формы, краткой и сокращенной.

Заголовок к протоколу состоит из названия конкретного вида заседания, наименования коллегиального органа (в том случае, если коллегиальный орган не имеет своего бланка и вопроса заседания (если он один))³.

Датой протокола является дата его заседания. Протокол делится на вводную и основную части.

Вводная часть протокола содержит:

· инициалы и фамилию председателя, секретаря и присутствовавших членов коллегиального органа, наименования их должностей;

· фамилии и инициалы приглашенных лиц, не являющихся членами коллегиального органа (указываются в алфавитном порядке);

· повестку дня (в протоколах полной формы).

Если количество присутствовавших на заседании членов коллегиального органа более 15 человек, то список присутствовавших составляется отдельно и прилагается к протоколу с проставлением соответствующей отметки: «Присутствовали — 17 человек (список прилагается)».

Список приглашенных составляется отдельно и прилагается к протоколу с проставлением соответствующей отметки, если количество приглашенных более 10 человек.

В протоколах дополнительно может указываться количество присутствующих, необходимое для правомочности принятия решения⁴.

Основная часть протокола строится по схеме «СЛУШАЛИ» — «ВЫСТУПИЛИ» — «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» отдельно по каждому вопросу.

Слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» печатаются прописными буквами от 0-го положения табулятора (сразу от границы левого поля).

В разделе «СЛУШАЛИ» указываются фамилия и инициалы докладчика, и излагается краткое содержание выступления. Текст выступления (сообщения, доклада) может прилагаться к протоколу, о чем делается соответствующая отметка.

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» текст оформляется аналогично разделу «СЛУШАЛИ». В этот раздел записываются вопросы к докладчику и ответы на них.

В разделе «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» записываются принятые решения по вопросу⁵.