"Секретарское дело" № 06/2016 |
Наталия КОНДАКОВА, специалист по документообороту Порядок оформления дел закреплен в гл. 13 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях1 (далее — Инструкция по делопроизводству) и гл. 6 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций2 (далее — Правила работы архивов). Дела в организации заводят работники структурного подразделения, как правило, в начале каждого года в виде обычных папок-скоросшивателей. В течение года документы создаются и по мере их исполнения подшиваются в соответствующее дело (в соответствии с номенклатурой дел организации)3. Все дела (независимо от сроков их хранения) при заведении подлежат частичному оформлению4. Частичное оформление дела при заведении его в делопроизводстве предусматривает оформление реквизитов обложки дела в соответствии с номенклатурой дел5. На обложке дела указываются: · наименование вышестоящей организации (полное наименование в именительном падеже в соответствии с ведомственной подчиненностью; если вышестоящая организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного); · наименование организации (полное наименование в именительном падеже в соответствии с уставом (положением) организации; если организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного в скобках); · наименование структурного подразделения (полное наименование в именительном падеже в соответствии с положением о структурном подразделении); · индекс дела по номенклатуре дел (в соответствии со значением графы 1 «Индекс дела» номенклатуры дел); · заголовок дела (в соответствии со значением графы 2 «Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части)», утвержденной номенклатурой дел); · год, в котором заводится дело; · срок хранения дела (в соответствии с действующими перечнями документов с указанием сроков хранения значение из графы 4 «Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечню»). Реквизиты обложки оформляются с использованием свето- и водостойких чернил, туши или шариковой ручки. Допускается оформлять реквизиты обложки с помощью технических средств на отдельном листе и наклеивать его затем на обложку дела6.
Пример оформления обложки дела при его заведении в делопроизводстве
Министерство здравоохранения Республики Беларусь (Минздрав) Учреждение здравоохранения «10-я городская клиническая больница» г. Минска (УЗ «10-я ГКБ») Канцелярия Дело № 1-5 Том № ____ Приказы главного врача по основной деятельности ____2015_________ дата (крайние даты) На _________ листах Хранить постоянно
После завершения делопроизводственного года дело «закрывается» (за исключением переходящих дел, которые ведутся в течение нескольких лет), новые документы в него не подшиваются, а само дело (в зависимости от установленных сроков хранения) подготавливается к передаче на хранение в архив организации либо для уничтожения. Дела оформляются работниками структурных подразделений, в которых они были сформированы в году, следующем за делопроизводственным. Например, дела, сформированные в 2016 году, должны быть оформлены в течение 2017 года. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после их завершения делопроизводством подлежат полному оформлению7, которое предусматривает следующие работы8: · подшивку или переплет дела; · нумерацию листов в деле; · составление внутренней описи документов дела; · составление листа-заверителя дела; · оформление и уточнение реквизитов обложки дела; · систематизацию документов дела. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения после завершения делопроизводством остаются частично оформленными: документы хранятся в скоросшивателях, листы не нумеруются, пересистематизация документов в деле не проводится, внутренние описи и заверительные надписи не составляются9. Дела, подлежащие полному оформлению, подшиваются не менее чем в четыре прокола в твердую обложку или переплетаются таким образом, чтобы текст всех документов, дат, виз и резолюций на них мог свободно читаться. Документы, оформленные на листах бумаги формата А4 в альбомной ориентации, подшиваются (переплетаются) за левое поле и складываются. Все металлические предметы (булавки, скобы, скрепки и др.) удаляются из документов10. Правила нумерации листов дела установлены п. 185 Инструкции по делопроизводству и п. 77 Правил работы архивов. Все листы в деле (кроме листа-заверителя дела и листов внутренней описи, которые нумеруются отдельно) нумеруются в правом верхнем углу арабскими цифрами черным графитным карандашом. Нумерация с использованием чернил и цветных карандашей не допускается. Листы каждого тома дела нумеруются отдельно. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа. Чертежи, диаграммы, фотографии и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Документы, подклеенные одним краем, нумеруются отдельно. Документы, которые невозможно подшить в дело, вкладываются в конверт, который подшивается в дело. Вложения нумеруются отдельно от конвертов: вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке. Собственная нумерация сохраняется, если имеющий ее документ составляет отдельное дело. При наличии большого количества ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация: старый номер зачеркивается одной наклонной чертой, рядом ставится новый номер листа. Если обнаруженные ошибки в нумерации незначительны, то используются литерные номера листов, например: 15а, 15б. К делам, заголовки которых неполно раскрывают содержание его документов, к делам, состоящим из документов, сформированных по видам и разновидностям (например, дело с приказами по основной деятельности или с протоколами собраний), целесообразно составлять внутреннюю опись документов дела11. Во внутренней описи перечисляются все документы дела с указанием их порядковых номеров в деле, дат, индексов, заголовков и номеров листов, на которых расположен каждый документ. В конце внутренней описи делается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в дело листов документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи, даты составления и помещается в начале дела. Если дело подшито (переплетено) без внутренней описи, составленная по установленной форме внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне обложки дела. Изменения состава документов дела (изъятие, включение документов, замена их копиями и др.) отражаются во внутренней описи в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляются новые итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись. Старые внутренняя опись и итоговая запись к ней зачеркиваются одной наклонной чертой, но сохраняются в деле12. Пример внутренней описи к делу с протоколами заседаний
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела № 10-20
Итого 44 (сорок четыре) документа. Количество листов внутренней описи — 3 (три). Ведущий специалист канцелярии Лопаточкина О.Ю.Лопаточкина 28.12.2015
Для учета количества листов в деле, фиксации особенностей их нумерации и физического состояния составляется заверительная надпись13. Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе дела и помещается в конце дела (тома, части). Если дело подшито (переплетено) без листа-заверителя, составленный по установленной форме лист-заверитель подклеивается к внутренней стороне обложки дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи (если она составлялась), оговариваются особенности нумерации (наличие литерных и пропущенных номеров листов и др.), особенности физического состояния документов дела. Так как листы внутренней описи нумеруются отдельно, то их количество указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак «+» (плюс). Заверительная надпись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления. При перенумерации листов в конце дела составляется новая заверительная надпись, старая надпись зачеркивается, но сохраняется в деле.
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № 10-20 В деле подшито (вложено) и пронумеровано 44 (сорок четыре) листа(ов), в том числе: литерные номера: нет пропущенные номера: нет + листов внутренней описи: 3 (три)
Ведущий специалист канцелярии Лопаточкина О.Ю.Лопаточкина 28.12.2015 По окончании делопроизводственного года реквизиты обложек дел, подлежащих полному оформлению, уточняются14: · если название вышестоящей организации, организации или ее структурного подразделения изменялось в течение делопроизводственного года или дело было передано для окончания в другую организацию (структурное подразделение), на обложке указывают новое название (сверху), а старое заключают в скобки; · индексы и заголовки дел на обложках указываются в соответствии с номенклатурой дел организации, при пересоставлении номенклатуры дел в течение делопроизводственного года и изменении индекса дела прежний индекс заключается в скобки, а новый указывается над ним; · если в течение делопроизводственного года сформировано несколько томов (частей) дела, то на обложке каждого тома (части) указывается его номер арабскими цифрами, например: Дело № 1-5. Том № 1; · если на тома разбиваются дела, содержащие распорядительные документы (приказы, протоколы, постановления), то в заголовки таких дел вносят их номера, например: Приказы № 1-50 главного врача по основной деятельности; · в заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность, например: Приказы главного врача по основной деятельности. Копии; · подлинность документов дела в заголовке не оговаривается; · на обложке дела проставляется дата дела (крайние даты документов (даты самого раннего и самого позднего документов), включенных в дело), дата на обложке дела обозначается арабскими цифрами, например: Начато: 06.01.2015 Окончено: 15.12.2015; · если в дело включены документы за более ранний период, чем год формирования дела, то под датой дела проставляется отметка: Имеются документы за … год(ы); · если дело было начато в одной организации, а окончено в другой, на обложке проставляют три даты: дату заведения дела в первой организации, дату поступления в другую организацию и дату окончания дела во второй организации, например: Начато: 06.01.2015 17.06.2015 Окончено: 15.12.2015; · количество листов в деле выносится на обложку дела из листа-заверителя; · срок хранения переносится на обложку дела из номенклатуры дел организации после сверки его с перечнем документов с указанием сроков хранения. На обложках дел постоянного хранения указывается: Хранить постоянно. Пример оформления обложки дела при его оформлении к передаче на хранение в архив
__________________________________________ Наименование государственного архива __________________________________________
Министерство здравоохранения Республики Беларусь (Минздрав) Учреждение здравоохранения «10-я городская клиническая больница» г. Минска (УЗ «10-я ГКБ») Канцелярия Дело № 1-5 Приказы главного врача по основной деятельности Начато: 03.01.2015 Окончено: 29.12.2015 На 200 листах Хранить постоянно
При оформлении обложки дела на ней в левом нижнем и правом верхнем углах должен быть проставлен дополнительно архивный шифр дела, который включает в себя: · номер фонда (только в организациях, включенных в списки источников комплектования государственных архивов, — присваивается соответствующим архивом); · номер описи; · номер дела по описи. Архивный шифр делам присваивают в архиве организации после составления описей дел структурных подразделений и сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. В верхней части обложек дел, подлежащих передаче в государственный архив, предусматривается место для наименования соответствующего государственного архива, наименование государственного архива на обложке оформляется в государственном архиве после передачи-приема дела. Полное оформление дел предусматривает, в том числе, и систематизацию документов дела. Правила формирования документов в дела закреплены в гл. 6 Правил работы архивов, гл. 11 Инструкции по делопроизводству. Остановимся на основных из них: · в дело должны помещаться только исполненные документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела по номенклатуре; · приложения должны формироваться в дела вместе с основными документами, к которым они относятся. При большом объеме приложений их можно группировать в отдельные тома; · документы постоянного и временного хранения должны группироваться в дела раздельно, в дело должны группироваться документы одного календарного года, за исключением переходящих и личных дел; · в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; · дело должно содержать не более 300 листов (не более 4 см толщиной). Если количество листов в деле превышает эту цифру, то его разбивают на тома; · документы внутри дела располагают в хронологической (в порядке возрастания дат) или вопросной (документы, связанные с решением одного вопроса, группируются в дело вместе) последовательности и в их сочетании; · распорядительные документы группируют в дела по видам и в хронологии вместе с относящимися к ним приложениями; · протоколы (например, заседаний квалификационной комиссии, аттестационной комиссии и др.) располагают в хронологическом порядке по номерам, как правило, вместе с документами, на основании которых они готовились (повестки дня, доклады, проекты решений и др.). При большом объеме таких документов их группируют в отдельное дело и систематизируют по номерам протоколов заседаний; · организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатные расписания и др.), как правило, формируются в отдельные дела независимо от способа их утверждения. Организационные документы, утвержденные распорядительными документами, могут формироваться в дела вместе с указанными документами как приложения к ним.
МЧС рекомендует! Если при возникновении пожара ликвидировать очаг горения своими силами не удается,
Материал опубликован частично.
Для чтения полного текста статьи необходимо приобрести журнал.
|
Пн-Пт с 8:30 до 17:30
ООО «РегистрМедиа»
УНП 192032301
р/с: BY69BPSB30123234550139330000
ОАО «СберБанк», БИК BPSBBY2X, 220114, г. Минск, Петра Мстиславца, 13.
ООО «РегистрМедиа» 1996-2023