•••Особенности работы с документами в электронном виде

Ольга МОИСЕЕНКО,

организатор делопроизводства – референт

Стремясь идти в ногу со временем, все большее количество организаций полностью или частично переходит на электронный документооборот.

Очевидные плюсы электронного документооборота:

· все структурные подразделения организации работают в едином информационном пространстве, что позволяет ускорить согласование документов, принятие решений по вопросам, затронутым в них, и т.д.;

· оперативный доступ ко всему пакету документов, связанных одним вопросом;

· повышение исполнительской дисциплины (более эффективный контроль над исполнением поручений руководителя);

· сокращение времени на обработку документов;

· повышение уровня конфиденциальности (степень доступа к документам определяется полномочиями работника).

Перед тем как рассмотреть некоторые аспекты работы с документами в электронном виде, определимся с понятиями «электронный документ» и «документ в электронном виде». Электронный документ — это документ в электронном виде, позволяющий установить его целостность и подлинность¹. Документ в электронном виде — это документ, для создания и воспроизведения которого требуются средства электронно-вычислительной техники и сопрягаемые с ними устройства².

При организации электронного документооборота в части правил подготовки, оформления, учета, тиражирования, контроля исполнения, оперативного хранения, использования и подготовки к передаче в архив организационно-распорядительных документов необходимо руководствоваться положениями Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях³, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция по делопроизводству). В соответствии с п. 220 Инструкции по делопроизводству документ в электронном виде должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе (исключение составляют изображение Государственного герба Республики Беларусь и оттиски печатей и штампов). Хотелось бы отметить, что требования к документам в электронном виде распространяются и на электронные документы, если иное не предусмотрено законодательством Республики Беларусь⁴.

Вместе с тем работа с документами в электронном виде имеет свои особенности, которые при организации электронного документооборота необходимо учитывать.

Инструкция по делопроизводству наделяет организации правом выбора форматов документов в электронном виде и материальных носителей, на которых они будут храниться, но это вовсе не означает, что форматы могут быть любыми. Допустимыми форматами для документов в электронном виде являются:

· Portable Document Format/A (PDF/A);

· Office Open XML (DOCX);

· Open Document Format (ODT).

Что касается сканов документов, допустимые форматы для них:

· Portable Network Graphics (PNG);

· Tagged Image File Format (TIFF);

· Joint Photograph Experts Group (JPEG);

· Portable Document Format/A (PDF/A)⁵.

Инструкцией по делопроизводству установлено, что используемые форматы и материальные носители должны соответствовать следующим требованиям:

· обеспечивать подлинность, доступность, целостность информации документов в электронном виде;

· давать полные сведения о способах создания электронных документов, их транспортировки (получения, отправки), хранения с момента создания (получения) до передачи в архив или уничтожения, в том числе при осуществлении конвертации документов в новые форматы, миграции в новые автоматизированные системы, экспорте из электронной почтовой системы и др.⁶

Как отмечалось выше, подготовка, оформление, согласование и т.д. документов в электронном виде осуществляется по общим правилам, установленным Инструкцией по делопроизводству для аналогичных документов на бумажных носителях. При оформлении реквизитов, в состав которых входит личная подпись должностного лица, в документах, создаваемых в электронном виде, используется электронная цифровая подпись (далее — ЭЦП). Вместе с тем нормативные документы по делопроизводству допускают, что подписание, согласование, утверждение внутренних документов организации может осуществляться без использования ЭЦП. Но при этом необходимо соблюсти следующие условия:

· правила подписания, согласования, утверждения внутренних документов в электронном виде без использования ЭЦП должны быть четко регламентированы инструкцией по делопроизводству организации и (или) ее иными локальными нормативными актами;

· внутренние документы в электронном виде, которые согласовываются, подписываются, утверждаются без использования ЭЦП, не должны являться локальным правовым актом организации (например, распорядительным документом);

· программные средства, используемые в организации, позволяют однозначно идентифицировать должностное лицо, которое подписало, согласовало, утвердило документ⁷.

Что касается внешнего согласования проектов документов в электронном виде, то без использования ЭЦП оно может происходить лишь по соглашению сторон при условии, что программные средства, используемые в каждой из них, позволяют однозначно установить должностное лицо, согласовавшее документ без использования ЭЦП.

Аналогична ситуация с исходящими документами в электронном виде: без использования ЭЦП они могут быть направлены адресату только в том случае, если между сторонами достигнуто подобное соглашение, а программное обеспечение, используемое в обеих организациях, позволяет однозначно идентифицировать должностное лицо (организацию) автора документа. Но хотелось бы отметить, что для исходящих документов в электронном виде информационно-справочного характера и (или) не подлежащих регистрации наличие ЭЦП не обязательно. При этом обратите внимание: данное исключение не распространяется на электронные документы.

Как правило, прием и отправка документов в электронном виде в организации осуществляется централизованно, службой ДОУ. Инструкция по делопроизводству допускает прием и отправку документов в электронном виде без участия службы ДОУ, непосредственно структурными подразделениями организации. В этом случае служба ДОУ разрабатывает перечень категорий документов в электронном виде, прием и отправка которых осуществляется структурными подразделениями. Данный список утверждает руководитель организации.

В соответствии с п. 224 Инструкции по делопроизводству после отправки документа в электронном виде, удостоверенного в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству, досылка документа на бумажном носителе не требуется (если иное не установлено законодательством Республики Беларусь).

Обработка входящих документов в электронном виде также имеет свои особенности. При получении документа, подписанного ЭЦП, необходимо проверить:

· подлинность ЭЦП;

· соответствие способа использования ЭЦП сведениям, указанным в сертификате ключа подписи;

· действительность сертификата ключа подписи⁸.

Входящие документы в электронном виде подлежат регистрации по правилам, регламентирующим регистрацию документов на бумажных носителях. При их регистрации могут использоваться дополнительные реквизиты, такие как: «Должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ», «Адрес хранения документа в электронном виде», «Внутренняя переадресация документа по исполнителям», «Наличие приложений к документу», «Способ доставки документа» и т.д.⁹

¹ П. 3.1.34 СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18 (далее — СТБ 2059-2013).

² П. 3.1.33 СТБ 2059-2013.

³ П. 3 Инструкции по делопроизводству.

⁴ П. 9 Инструкции по делопроизводству.

⁵ П. 218 Инструкции по делопроизводству.

⁶ Там же.

⁷ П. 222 Инструкции по делопроизводству.

⁸ П. 225 Инструкции по делопроизводству.

⁹ П. 227 Инструкции по делопроизводству.

¹ Утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.

² Утверждены постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143.

³ П. 168 Инструкции по делопроизводству.

⁴ П. 181 Инструкции по делопроизводству, п. 71 Правил работы архивов.

⁵ П. 72 Правил работы архивов, п. 172 Инструкции по делопроизводству.

⁶ П. 81 Правил работы архивов.

⁷ П. 183 Инструкции по делопроизводству, п. 73 Правил работы архивов.

⁸ П. 183 Инструкции по делопроизводству, п. 73 Правил работы архивов.

⁹ П. 189 Инструкции по делопроизводству, п. 74 Правил работы архивов.

¹⁰ П. 184 Инструкции по делопроизводству, п. 75 Правил работы архивов.

¹¹ П. 186 Инструкции по делопроизводству, п. 78 Правил работы архивов.

¹² П. 79.5 Правил работы архивов.

¹³ П. 187 Инструкции по делопроизводству, п. 80 Правил работы архивов.

¹⁴ П. 82 Правил работы архивов, п. 188 Инструкции по делопроизводству.