•••Жизненный цикл распорядительного документа

Ольга МОИСЕЕНКО,

организатор делопроизводства – референт

1. Что такое жизненный цикл документа?

Жизненный цикл документа — это этапы прохождения документа в организации от его создания до передачи на постоянное хранение или утилизации.

2. Какие этапы жизненного цикла проходит распорядительный документ?

Жизненный цикл распорядительного документа имеет следующие этапы, которые можно рассматривать как алгоритм работы с ним:

· инициация создания;

· составление и оформление;

· согласование (визирование);

· подписание;

· регистрация;

· ознакомление;

· оперативное хранение;

· экспертиза ценности;

· архивное хранение или выделение к уничтожению.

3. Что служит основанием для издания распорядительного документа в организации?

В соответствии с п. 9 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях Республики Беларусь (далее — Инструкция по делопроизводству)¹ юридическим основанием для издания организационно-распорядительных документов в организациях являются:

· акты законодательства Республики Беларусь;

· решения судов;

· предписания государственных органов и должностных лиц;

· поручения вышестоящих организаций;

· осуществление исполнительной и организационно-распорядительной деятельности в целях выполнения организацией возложенных на нее функций и задач в соответствии с ее компетенцией.

Соответственно, издание распорядительного документа начинается с принятия руководителем организации (лица, им уполномоченного) решения об издании распорядительного документа во исполнение законодательных и нормативных актов Республики Беларусь, документов государственных органов и организаций, вышестоящих организаций. Это решение может быть изложено как в устной форме («подготовьте приказ»), так и в письменной (например, в виде резолюции на заявлении о приеме на работу).

4. Кто должен составлять и оформлять приказы по личному составу?

Нормативные правовые документы по делопроизводству не регламентируют, кто конкретно должен составлять и оформлять приказы по личному составу: канцелярия, отдел кадров, секретарь приемной руководителя и т.д. Данная обязанность должна быть прописана в локальных нормативных правовых актах организации (например, в инструкции по делопроизводству, должностной инструкции работнику и т.д.). Как правило, приказы по личному составу составляются и оформляются в кадровой службе организации или лицом, ответственным за ведение кадрового делопроизводства в организации.

5. Требований каких правовых нормативных документов необходимо придерживаться при оформлении распорядительных документов?

Оформление распорядительных документов должно производиться в строгом соответствии с требованиями Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее — СТБ 6.38-2004)², Инструкции по делопроизводству, иных правовых нормативных документов по делопроизводству (в том числе локальных документов организации).

Унифицированные формы (шаблоны) многих видов распорядительных документов (в том числе практически всех видов приказа по личному составу — прием, перевод, увольнение, предоставление отпусков и др.) содержатся в «Унифицированной системе организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, методические материалы по применению классификатора унифицированных форм» (далее — УСОРД)³.

6. С кем необходимо согласовывать распорядительные документы?

Проекты распорядительных документов подлежат согласованию с исполнителями и заинтересованными должностными лицами, в обязательном порядке приказы подлежат согласованию с юридической службой организации⁴. Перечень согласующих инстанций определяется составителем документа исходя из его содержания и требований нормативных правовых актов⁵.

Для электронных документов значения ЭЦП лиц, визирующих документ, даты визирования помещаются в особенную часть⁶.

7. Кто должен собирать визы на распорядительном документе?

Нередко в организациях возникает вопрос: кто должен собирать визы? Однозначного ответа на этот вопрос нет — порядок создания документа и прохождения всех этапов должен быть закреплен в локальных нормативных документах организации. Чаще всего визы собирает исполнитель, который может дать необходимую информацию или пояснения по сути вопроса лицам, визирующим приказ. В некоторых организациях эта функция закреплена за службой ДОУ или секретарем.

8. Что производится первым: визирование распорядительного документа или подписание?

Проект распорядительного документа передается на подпись руководителю полностью оформленным, проверенным, согласованным вместе с приложениями и материалами, на основании которых он подготовлен⁷. Соответственно, сначала производится визирование документа, а затем его подписание.

9. Как осуществляется подписание электронных документов?

Для электронных документов значение реквизита «Подпись» формируется с помощью сертифицированных средств ЭЦП и помещается в особенной части. В общей части указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. При этом они должны соответствовать должности, собственному имени, отчеству (если таковое имеется) и фамилии владельца ЭЦП, расположенной в особенной части⁸.

10. Как осуществляется регистрация приказов по личному составу?

Регистрация документа — это запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки⁹.

Приказы по личному составу регистрируются отдельно от остальных документов (в том числе приказов по основной деятельности и по административно-хозяйственной деятельности). При этом следует учитывать, что приказы по личному составу, для которых законодательством Республики Беларусь установлены разные сроки хранения, регистрируются раздельно. Сроки хранения документов независимо от правовой формы собственности организации определяют по Перечню типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения¹⁰ (далее — Перечень). В соответствии с п. 21.3 Перечня срок хранения 75 лет имеют следующие приказы по личному составу:

· о приеме (назначении на должность);

· о переводе;

· о перемещении, увольнении (освобождении от должности);

· о награждении;

· о поощрении;

· о премировании;

· о продлении трудовых договоров (контрактов);

· о заключении новых трудовых договоров (контрактов);

· о переводе на контрактную форму найма;

· об установлении надбавок, доплат;

· о временном заместительстве;

· о присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов;

· о повышении тарифных окладов;

· о длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу;

· о предоставлении социальных отпусков;

· об изменении фамилии, собственного имени, отчества работников;

· приказы, используемые при определении размеров социальных пенсий, выплат в рамках государственного социального страхования и социального обеспечения (см. «Пояснение» к п. 21.4).

В соответствии с п. 21.4 Перечня срок хранения 3 года (после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства) составляет для следующих приказов по личному составу:

· о предоставлении трудовых отпусков;

· об отзыве из трудового отпуска;

· о наложении дисциплинарных взысканий;

· о назначении дежурных;

· о служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу;

· об оказании материальной помощи;

· о направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку).

Соответственно, приказы из 1-го и 2-го списков подлежат раздельной регистрации. Инструкция по делопроизводству также допускает регистрировать отдельно приказы определенного вида, если в этом есть практическая необходимость (например, приказы о внесении изменений в штатное расписание, о командировании, о предоставлении отпусков и др.).

11. Что является регистрационным индексом распорядительного документа по личному составу?

Регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, распоряжения) по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой «к» (для документов 75-летнего срока хранения) или «л» (для документов 3-летнего срока хранения)¹¹. Если в организации отдельно регистрируется какой-либо вид приказов по личному составу (например, о служебных командировках), их регистрационный индекс будет состоять из порядкового регистрационного номера, присваиваемого ему в пределах делопроизводственного года, дополненного идентифицирующим разновидность документа буквенным или иным условным обозначением (например, 45-ком/1 — приказы о служебных командировках со сроком хранения 75 лет; 45-ком/2 — приказы о служебных командировках со сроком хранения 3 года).

12. Где регистрируются приказы по личному составу?

В соответствии с п. 139.4 Инструкции по делопроизводству регистрация входящих, исходящих и внутренних документов осуществляется централизованно в службе ДОУ. Приказы по личному составу — это внутренние документы, а значит, их регистрация должна производится в службе ДОУ (канцелярии, общем отделе и т.д.) или лицом, ответственным за ведение делопроизводства в организации.

Приказы по личному составу проходят регистрацию после подписания.

13. В какой срок необходимо произвести ознакомление с распорядительным документом по личному составу о наложении дисциплинарного взыскания на работника?

Статьей 199 Трудового кодекса Республики Беларусь определено, что приказ (распоряжение), постановление о дисциплинарном взыскании с указанием мотивов объявляется работнику под роспись в 5-дневный срок, не считая времени болезни работника и (или) пребывания его в отпуске.

Виза ознакомления должна содержать: фразу «С приказом ознакомлен(а)»; личную подпись лица, ознакомившегося с документом; расшифровку подписи (фамилию, инициалы); дату ознакомления.

В случае отказа работника от ознакомления с приказом об этом составляется акт.

14. Кто производит ознакомление с распорядительными документами по личному составу?

Как правило, ознакомление с распорядительными документами по личному составу производится кадровой службой организации или лицом, ответственным за ведение кадрового делопроизводства в организации. Но локальными нормативными актами эти функции могут быть возложены на службу ДОУ или секретаря.

¹ Утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.

² Утвержден постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69.

³ Утверждена приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25.

⁴ П. 100 Инструкции по делопроизводству.

⁵ П. 61 Инструкции по делопроизводству.

⁶ Там же.

⁷ П. 57 Инструкции по делопроизводству.

⁸ Там же.

⁹ П. 139.1 Инструкции по делопроизводству.

¹⁰ Утвержден постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140.

¹¹ П. 142.4 Инструкции по делопроизводству.