•••Печати и штампы организации

Наталия КОНДАКОВА,

специалист по документообороту

В соответствии с ч. 2 п. 62 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях¹ (далее — Инструкция по делопроизводству) устанавливается три вида печатей: печать организации (с изображением Государственного герба Республики Беларусь и простая); печать структурного подразделения организации; печать, указывающая на ее целевое назначение (для документов и т.п.).

Печать организации является основной и должна изготавливаться в каждой организации.

Гербовая печать — это печать организации с изображением Государственного герба Республики Беларусь, которую могут иметь учреждения и организации, обладающие таким правом. Перечень государственных органов, организаций и должностных лиц, которым предоставлено право пользования гербовыми печатями, определен Инструкцией о порядке изготовления и уничтожения печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь² (далее — Инструкция МВД № 189).

Простая печать круглой формы — это печать организации без изображения Государственного герба Республики Беларусь. Организации, которые не имеют права помещать на своей печати Государственный герб Республики Беларусь, могут изготавливать один экземпляр простой печати круглой формы.

Печать структурного подразделения изготавливается для удостоверения документов, создаваемых и (или) тиражируемых данным подразделением. Как правило, на печати структурного подразделения организации изображение Государственного герба Республики Беларусь не помещается. Если отдел действует от имени организации, на документах должен проставляться оттиск печати организации.

Служба ДОУ может иметь печать, в которой в центре помещается название этой службы (канцелярия, секретариат и др.). В организациях, в которых функции службы ДОУ выполняет специально назначенный работник, вместо печати с наименованием службы ДОУ (печати структурного подразделения) может изготавливаться печать, указывающая на ее целевое назначение (например, «Для документов»); такая печать используется для заверения копий документов, справок, выданных этой службой³.

Печати, указывающие на их функциональное назначение («Для документов», «Для копий», «Для пакетов» и т.п.), могут изготавливаться организациями исключительно в виде простых печатей.

Штамп — это вид печати прямоугольной формы. Штампы формально заменяют рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажном делопроизводстве. В этом случае штампы по существу представляют собой реквизиты, участвующие в придании документу юридической силы и ускоряющие документооборот. Штампы также бывают разных видов.

На печати структурного подразделения организации изображение Государственного герба Республики Беларусь не помещается.

Угловой штамп допускается использовать при оформлении писем, справок и других справочно-информационных документов организации. Угловой штамп может быть трех видов:

· для письма;

· общий угловой штамп;

· угловой штамп конкретного вида документа.

Состав реквизитов углового штампа, порядок их размещения и оформления должны соответствовать составу, порядку размещения и оформления реквизитов соответствующего бланка (для писем, общего или бланка конкретного вида документов). Размер углового штампа не должен превышать: по горизонтали — 73 мм; по вертикали — 75 мм (для штампов с изображением Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы организации) или 55 мм (для штампов без изображения Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы организации)⁴.

Регистрационный штамп (отметка о поступлении) проставляется на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного или сокращенного наименования организации-получателя, даты и регистрационного индекса (номера) поступления документа. Регистрационный штамп должен иметь следующие размеры: по горизонтали — 42 мм, по вертикали — 16 мм⁵.

Образец регистрационного штампа входящих документов

Частью 3 п. 62 Инструкции по делопроизводству установлено, что порядок использования и ответственность за хранение печатей закрепляются в локальных нормативных актах организации, разрабатываемых в соответствии с законодательством Республики Беларусь. В частности, к актам законодательства Республики Беларусь, регулирующим соответствующие правоотношения, относится Инструкция МВД № 189.

Ответственность за законность использования и хранения печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь, простых печатей и соответствующий контроль возлагаются на руководителя организации, иных лиц, имеющих право пользования такой печатью. Ответственность за хранение и использование печатей может возлагаться приказом руководителя организации на других работников организации.

Пунктом 51 Методических указаний по практическому применению СТБ 6.38-2004⁶ (далее — Методические указания) определено, что право обладания и использования печати структурного подразделения следует закрепить в положении о соответствующем структурном подразделении (отделе кадров, управлении делами и др.). В то же время включенное в Методические указания положение, согласно которому ответственность за хранение и правильное использование печатей структурных подразделений несут их руководители, является правомерным только в том случае, если соответствующая ответственность возложена на руководителей структурных подразделений приказом руководителя либо закреплена в ином локальном правовом акте.

При смене руководителя печать передается вновь назначенному или избранному руководителю по акту. Факт передачи печати новому руководителю может быть как отражен в отдельном акте, так и включен в акт приема-передачи документов и дел, составляемый при смене руководителя организации.

Перечень документов, на которых проставляется печать, может быть разработан в виде самостоятельного документа, утверждаемого приказом руководителя.

Печать организации с изображением Государственного герба Республики Беларусь, простая печать организации, печать структурного подразделения организации хранятся в несгораемых шкафах или сейфах и учитываются в специальном журнале. Форма такого журнала нормативными правовыми актами Республики Беларусь не установлена и может разрабатываться на усмотрение самой организации. Запрещается хранение печатей в других местах, а также передача лицам, не имеющим права на их хранение.

Примерная форма журнала учета печатей и штампов

В Республике Беларусь отсутствует единый нормативный правовой акт, комплексно определяющий, в каких случаях документы должны удостоверяться печатью, соответствующие нормы закреплены в ряде актов законодательства Республики Беларусь.

Так, ч. 4 п. 62 Инструкции по делопроизводству установлено, что перечень документов, на которых проставляется печать, определяется организацией на основании законодательства Республики Беларусь. Перечень документов, на которых проставляется печать, может быть разработан в виде самостоятельного документа, утверждаемого приказом руководителя, либо в качестве приложения к инструкции по делопроизводству в организации. Соответствующая норма может быть закреплена в табеле форм документов организации.

Отметим, что в большинстве случаев подписи достаточно для придания документу юридической силы. Вместе с тем правила документирования могут предусматривать иные способы удостоверения документов. В частности, Инструкцией по делопроизводству определено, что для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии⁷.

Реквизит «Печать» является дополнительным реквизитом, придающим документам юридическую силу⁸. Оттиск печати должен проставляться в подлинниках документов и их копиях, в том числе факсимильных⁹:

· требующих особого удостоверения их подлинности;

· удостоверяющих права, свободы и (или) законные интересы граждан, права и обязанности юридических лиц;

· связанных с расходованием денежных средств и материальных ценностей.

Методические указания по практическому применению СТБ 6.38-2004 разъясняют, что печать ставится на договорах, трудовых книжках, дипломах, финансовых документах, уставах (положениях) организаций, доверенностях, удостоверениях и др., а также во всех случаях удостоверения прав физических и юридических лиц (справки о месте работы (учебы), трудовом стаже, размере заработной платы и т.п.).

Законодательство Республики Беларусь регулирует случаи, когда проставление гербовой печати обязательно. Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.02.1993 № 100 «О перечнях документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь» (далее — Постановление № 100) утвержден Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать. К таким документам относятся:

· свидетельства о регистрации актов гражданского состояния;

· документы, удостоверяющие личность;

· трудовые книжки;

· документы об образовании;

· уставы (положения) предприятий, учреждений и организаций;

· договоры;

· доверенности и иные документы, удостоверяющие права физических и юридических лиц;

· образцы оттисков печати и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

· акты (приемки законченных строительством объектов, выполненных работ и др.);

· командировочные удостоверения.

Постановлением № 100 также предусмотрено проставление гербовой печати на иных документах, на которых воспроизведение оттиска печати предусмотрено нормативными актами Республики Беларусь, а также определено право министерств и иных государственных органов определять для подведомственных организаций перечень документов, на которых может ставиться гербовая печать.

Согласно п. 9 Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь¹⁰ документы, оформленные на гербовых бланках и предназначенные для рассылки, допускается тиражировать средствами оперативной полиграфии (ксерокса). Каждая копия размноженного таким способом документа должна заверяться печатью. Вид печати, используемой для этих целей, не установлен, в связи с чем копии таких документов могут заверяться как гербовой, так и простой печатью (например, печатью структурного подразделения или печатью, указывающей на ее целевое назначение).

П. 64 Инструкции по делопроизводству установлено, что для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена. При пересылке копии документа в другие организации или передаче ее на руки физическому лицу заверительную надпись удостоверяют печатью организации. Размноженные экземпляры документа, предназначенные для рассылки и не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, допускается удостоверять печатью, проставляемой на месте, отведенном для собственноручной подписи.

В случаях когда наличие оттиска печати организации на определенных документах необязательно, допускается ставить оттиск печатей отдела, прочих печатей и штампов. Такое, например, возможно при приеме корреспонденции или при проставлении на командировочных удостоверениях отметки о прибытии и убытии (п. 10 Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35).

Необходимость проставления печати на документах закреплена и в иных актах законодательства. Несмотря на то что перечень документов, подлежащих удостоверению печатью, достаточно велик, на практике проставление печати иногда оказывается излишним.

Из документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации, заверения печатью требуют штатные расписания, личные справки (о месте работы, о заработной плате, о трудовом стаже и т.п.), некоторые виды актов, гарантийные письма, ксерокопии документов, подготовленных на гербовых бланках, копии документов при их пересылке в другие организации или передаче на руки физическому лицу. Иные документы, входящие в указанную систему документации, дополнительного удостоверения печатью не требуют.

При отсутствии у должностного лица права подписи проставление печати организации не придает этому документу юридической силы.

Оттиском печати организации заверяется подпись должностного (ответственного) лица организации, имеющего полномочия на подписание документов. При отсутствии у должностного лица права подписи проставление печати организации не придает этому документу юридической силы.

Частью 5 п. 62 Инструкции по делопроизводству определено место проставления оттиска печати на документе: он должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего (утвердившего) документ.

В других системах документации (финансовой, бухгалтерской) место проставления оттиска печати может быть иным, чем установлено Инструкцией по делопроизводству. Например, на накладных, счетах-фактурах, доверенностях на получение материальных ценностей и других подобных документах место печати определено заранее на соответствующих бланках и обозначено буквами «М.П.» (место для печати). Данное положение определено нормами п. 3 Инструкции по делопроизводству, согласно которым в части подготовки и оформления она распространяется только на организационно-распорядительную документацию.

¹ Утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.

² Утверждена постановлением Министерства внутренних дел Республики Беларусь от 12.06.2009 № 189.

³ П. 64 Инструкции по делопроизводству.

⁴ П. 32–34 Инструкции по делопроизводству.

⁵ П. 66 Инструкции по делопроизводству.

⁶ Методические указания по практическому применению СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» / авт.-разраб.: Э.Н. Давыдова, Н.А. Капмоле, А.Е. Рыбаков. — Минск: БелНИИДАД, 2005.

⁷ П. 18, 52, 62 Инструкции по делопроизводству.

⁸ П. 18, 62 Инструкции по делопроизводству.

⁹ Ч. 4 п. 62 Инструкции по делопроизводству.

¹⁰ Утверждено постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.07.2000 № 1172 «Об утверждении Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь и внесении изменений в постановление Кабинета Министров Республики Беларусь от 7 августа 1995 г. № 424».