Уничтожение документов

1. Что такое опись дел? Для чего она нужна? Кто ее составляет?

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях¹ (далее — Инструкция по делопроизводству) определяет описи дел как архивный справочник, содержащий систематизированный перечень заголовков дел, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, их учета и систематизации². Ежегодно они составляются в структурных подразделениях и в архиве организации (лицом, ответственным за архив организации) на дела, завершенные делопроизводством, срок хранения которых превышает 10 лет.

Описи дел составляются отдельно на дела постоянного срока хранения, временного свыше 10 лет и по личному составу.

В описи дел по личному составу вносят сведения о личных делах, невостребованных трудовых книжках и лицевых счетах, передаваемых на хранение в архив организации. Также отдельно составляются описи дел на дела со специальной документацией (технической, научной, судебной и т.д.).

В структурных подразделениях описи дел составляются не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения этих дел делопроизводством, и на протяжении следующего делопроизводственного года должны быть представлены в архив организации (лицу, ответственному за архив организации). То есть если дела с постоянным сроком хранения были завершены делопроизводством в 2014 году, на протяжении 2015 года в структурном подразделении, где они велись, дела будут обрабатываться и лицом, ответственным за делопроизводство, вноситься в опись дел. В 2016 году дела вместе с описью, куда они внесены, будут переданы в архив организации.

На основании описей дел структурных подразделений в архиве организации (лицом, ответственным за архив организации) составляется сводная опись дел (годовой раздел сводной описи дел) организации.

Описи дел структурных подразделений утверждает руководитель структурного подразделения, сводную опись дел — руководитель организации.

2. Как составляется акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения?

В соответствии с п. 207 Инструкции по делопроизводству отбор дел к уничтожению осуществляется по результатам экспертизы ценности документов после подготовки сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и оформляется актом о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Непосредственный отбор дел к уничтожению осуществляется в структурных подразделениях лицами, ответственными за делопроизводство.

Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, может составляться как на дела отдельного структурного подразделения, так и на дела всей организации. Необходимо отметить, что на дела с пометкой «ЭПК» составляется отдельный акт на уничтожение.

Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и рассматривается на заседании ЭК организации одновременно со сводными описями дел³.

Если организация является источником комплектования государственного архива, акт утверждается руководителем организации после утверждения соответствующей архивной службой сводной описи дел постоянного срока хранения и согласования описи дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов с пометкой «ЭПК».