Создание архива организации

Наталия КОНДАКОВА,

специалист по документообороту

Обязанность организаций создавать архив закреплена Законом Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (далее — Закон). Так, ст. 12 Закона установлено, что в целях накопления, хранения, учета и использования архивных документов государственные органы, иные организации создают архивы. Аналогичная норма содержится в Правилах работы архивов государственных органов и иных организаций¹ (далее — Правила работы архивов организаций), п. 4 которых установлено, что для хранения в течение установленных сроков законченных делопроизводством документов и дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, организации создают архивы. В зависимости от состава документов, подлежащих хранению в архиве, организации могут создавать отдельные архивы управленческой, научно-технической, аудиовизуальной документации, документации на электронных носителях.

ДОКУМЕНТЫ, КОТОРЫЕ НЕОБХОДИМО ИЗУЧИТЬ ПЕРЕД СОЗДАНИЕМ АРХИВА

Деятельность архива организации регламентируется законодательством Республики Беларусь в сфере делопроизводства и архивного дела, распорядительными документами вышестоящих организаций, локальными нормативными правовыми актами, методическими документами по вопросам делопроизводства и архивного дела, положением об архиве организации.

При создании архива организации целесо­образно обратиться к Закону, Положению о На­цио­нальном архивном фонде Республики Беларусь, а также Положению о сети государственных архивных учреждений Республики Беларусь². С помощью этих документов работник, ответственный за архив организации, получит представление о принципах организации архивного дела.

Основным нормативным документом, комплексно регламентирующим деятельность архивов организаций, являются Правила работы архивов организаций. Правила работы архивов организаций устанавливают единые требования к порядку составления, согласования и утверждения номенклатуры дел организации, к оформлению дел, устанавливают критерии определения ценности документов и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве и архивах организации, определяют порядок их передачи в архив организации и на государственное хранение, порядок уничтожения документов и дел временного хранения с истекшими сроками хранения и др.

Правила работы архивов организаций устанавливают требования к помещению архива, регламентируют порядок использования документов, поступивших на хранение в архив организации. В Правила работы архивов организаций включены приложения: формы номенклатуры дел, описей дел, актов об уничтожении документов и др. Требования документа распространяются на архивы всех организаций независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

При работе с документами в архиве организации, при подготовке документов к передаче на хранение в архив следует также руководствоваться требованиями Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях³ (далее — Инструкция). В Инструкцию включены разделы, регламентирующие работу архивов: составление номенклатуры дел, формирование дел, экспертиза ценности документов, оформление дел, составление описей дел, оперативное хранение документов, передача дел в ведомственный архив и на государственное хранение.