Удостоверение формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе

Ольга МОИСЕЕНКО,

организатор делопроизводства – референт

1. Что такое общая часть электронного документа?

В соответствии с п. 9 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях¹ (далее — Инструкция по делопроизводству) электронный документ (далее — ЭД) состоит из двух неотъемлемых частей: общей и особенной. Общая часть ЭД содержит информацию, составляющую содержание документа и тех реквизитов, которые формируются до выработки электронной цифровой подписи (далее — ЭЦП).

2. Что такое особенная часть ЭД?

Особенная часть ЭД содержит ЭЦП лиц, согласовавших (завизировавших) документ, ЭЦП должностного лица, подписавшего документ, и те реквизиты, которые формируются после его подписания: дату, регистрационный индекс, резолюцию, отметку о поступлении и т.д. Кроме этого особенная часть может содержать дополнительную информацию (например, сведения, необходимые для проверки ЭЦП). Особенная часть располагается в РКК документа или в отдельном файле, которые являются неотъемлемой частью ЭД.

3. Что такое внешнее представление ЭД?

Внешнее представление ЭД — это воспроизведение ЭД на электронном средстве отображения (например, мониторе компьютера), бумажном или ином материальном объекте в виде, доступном и понятном для восприятия человека².

4. Кто может удостоверять форму внешнего представления ЭД на бумажном носителе?

Порядок удостоверения внешнего представления электронного документа регламентируется Положением о порядке удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе³ (далее — Положение), которое не распространяет свое действие на создание копий электронных документов, созданных в системах межведомственного и внутриведомственного электронного документооборота. В соответствии с п. 3 Положения удостоверение может осуществляться нотариусом или другим должностным лицом, имеющим право совершать нотариальные действия, государственным органом в пределах его компетенции, организацией или индивидуальным предпринимателем, имеющими специальное разрешение на осуществление деятельности по технической и (или) криптографической защите информации.

5. Какие условия должны быть соблюдены, чтобы форма внешнего представления ЭД на бумажном носителе была признана идентичной общей части ЭД?

Для того чтобы внешнее представление ЭД на бумажном носителе было признано идентичным общей части ЭД, должны быть соблюдены следующие условия: