Информационно-справочные документы

Информационно-справочные документы — это документы, которые инициируют принятие управленческого решения, сообщая определенные сведения. К информационно-справочным относятся следующие виды документов:

· докладная записка;

· представление;

· заявление;

· письмо;

· протокол;

· акт;

· справка.

Докладная записка — информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя¹.

Докладные записки о внесении предложений, изложение просьб, фактов или явлений называются инициативными. Докладные записки о ходе, состоянии или завершении работ, выполнении планов, поручений, о результатах командировки, проверки и др. называются отчетными.

Докладные записки, которые адресуются руководителю организации, называются внутренними и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5. Докладные записки, которые адресуются руководителю вышестоящей организации, называются внешними и оформляются на общем бланке. Внутренние докладные записки подписывает их составитель, внешние — руководитель организации².

Текст докладной записки состоит из 2 частей: вводной (в ней излагаются факты, послужившие основанием для составления документа, проводится их анализ) и основной (в этой части излагаются выводы, предложения, просьбы).

Дата докладной записки — это дата ее подписания.

                                                        Образец

 внешней докладной записки

Старолукомльский городской Председателю Старолукомльского

исполнительный комитет городского исполнительного комитета

Управление торговли Ковальчику И.П.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

12.05.2016 № 22-04/234

г. Старолукомль

О выделении помещений

для организации торговли

хлебобулочными изделиями

В г. Старолукомле сложилась неблагоприятная обстановка в части организации торговли хлебобулочными изделиями в спальных микрорайонах города. В Управление торговли неоднократно поступали жалобы от жителей микрорайонов «Солнечный», «Весенний», «Южный», «Северный» о скудном ассортименте хлебобулочных изделий в имеющихся торговых точках и отсутствии магазинов шаговой доступности в вышеназванных микрорайонах.

В связи с необходимостью создать условия для организации магазинов шаговой доступности в микрорайонах «Солнечный», «Весенний», «Южный» и «Северный» прошу дать указания главам администрации соответствующих районов о предоставлении помещений для организации торговых точек.

Начальник Управления торговли Котов В.И.Котов