Организация делопроизводства «с нуля»

Первым шагом в организации делопроизводства является создание подразделения, в обязанности которого будет входить организация работы с документами, или назначение лица, ответственного за делопроизводство в организации.

Организация и совершенствование системы документационного обеспечения управления в организации, контроль над соблюдением установленных правил работы с документами, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства, внедрение и применение современных информационных технологий в работе с документами возлагаются на службу документационного обеспечения управления (далее — служба ДОУ). При небольшом объеме документооборота служба ДОУ может не создаваться; в этом случае функции организации работы с документами возлагаются на специально назначенного работника (группу работников).

Создание делопроизводственной службы сопровождается рядом последовательных действий:

· разработка положения о делопроизводственной службе и должностных инструкций работникам службы. Наименование службы ДОУ (управление делами, секретариат, общий отдел, канцелярия и т.п.), ее структура, задачи, функции устанавливаются в соответствии с положением о ней. В каждой организации такой документ может называться по-своему: Положение об управлении делами, Положение о секретариате, Положение о канцелярии и т.д.

Права, обязанности и ответственность работников, участвующих в делопроизводственном обслуживании организации, определяются их должностными инструкциями;

· назначение работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Ведение делопроизводства в структурном подразделении может быть поручено одному из работников подразделения, который будет выполнять обязанности по ведению делопроизводства наряду с выполнением обязанностей по своей должности. Работники, отвечающие за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, назначаются приказом руководителя организации;

· разработка и утверждение инструкции по делопроизводству организации. Организация и ведение делопроизводства на предприятиях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях¹ (далее — Инструкция по делопроизводству).

Инструкции по делопроизводству организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с соответствующим государственным архивным учреждением, источником комплектования которого является данная организация. Инструкции по делопроизводству организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с вышестоящими организациями (при их наличии).

Инструкция по делопроизводству организации регламентирует порядок и технологию работы с документами с момента их создания или поступления в организацию и до отправки корреспондентам или передачи на хранение. В ней должны быть определены процессы и процедуры обработки документов на всех этапах их жизненного цикла.

Наряду с Инструкцией по делопроизводству в организациях могут разрабатываться специальные локальные правовые акты для таких участков работы, которые играют ведущую или достаточно самостоятельную роль в деятельности организации (например, инструкция (положение) о порядке работы с обращениями граждан и др.);