Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Ольга КУЛИКОВА,

историк-архивист

В последнее время нередка ситуация, когда в целях экономии руководство возлагает обязанности по ведению архива организации на кого-либо из сотрудников (как правило, это секретарь или инспектор по кадрам, чуть реже — бухгалтер). С течением времени лицо, ответственное за архив, начинает понимать, что документов в архиве все больше, а полок — все меньше. И возникает вполне логичный вывод: часть документов нужно утилизировать. Давайте поговорим о том, как это сделать правильно.

1. Какой алгоритм действий при утилизации документов организации?

Непосредственно утилизации предшествует большой подготовительный процесс, каждый этап которого четко зафиксирован в нормативных правовых документах по делопроизводству и архивному делу Республики Беларусь. В общих чертах алгоритм будет выглядеть следующим образом:

· проведение экспертизы ценности документов;

· составление описей дел постоянного срока хранения и по личному составу;

· составление акта о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

· согласование с экспертной комиссией (далее — ЭК) (при необходимости — с Центральной экспертной комиссией (далее — ЦЭК) и/или соответствующим государственным архивом);

· утверждение руководителем организации описей дел постоянного срока хранения и по личному составу, акта о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

· утилизация документов