•••Определение сроков хранения и экспертиза ценности электронных документов

Ольга МОИСЕЕНКО,

организатор делопроизводства — референт

В соответствии с п. 236 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (далее — Инструкция по делопроизводству)¹ документы в электронном виде после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажных носителях.

Организации независимо от формы собственности определяют сроки хранения документов, образующихся в процессе их деятельности, по Перечню типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (далее — Перечень)², ведомственным перечням (при их наличии), а в случае отсутствия документов в перечнях их сроки хранения определяет постоянно действующая экспертная комиссия организации (далее — ЭК) согласно процедуре, закрепленной в ч. 2 п. 165.4 Инструкции по делопроизводству.

Например, если протоколы собраний работников структурных подразделений на бумажном носителе хранятся 3 года (п. 19.2 Перечня), то и в электронном виде их срок хранения будет определен по этой же статье и составит 3 года.

При определении сроков хранения электронных документов следует учитывать, что если в организации не созданы условия, установленные нормативными правовыми актами в сфере архивного дела и делопроизводства для хранения электронных документов, без создания документов на бумажном носителе, оформленных и подписанных в установленном порядке, архивному хранению подлежат только электронные документы временного срока хранения (до 10 лет включительно) без дополнительных условий. Дополнительные условия — это пояснения, которые содержатся в графе 5 Перечня, а также отметка «ЭПК», проставляемая рядом со сроком хранения документов. Например, следуя требованиям п. 649 Перечня, приходно-расходные книги по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 3 года (независимо от формы собственности и ведомственной принадлежности организации). Но при этом данный пункт имеет пояснение: «После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства». Следовательно, для этого документа должны быть созданы особые условия хранения, установленные для электронных документов, или он должен быть оформлен на бумажном носителе, невзирая на временный срок хранения «до 10 лет».

Перечень документов, создание и хранение которых может быть организовано в электронном виде, введен постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 10.12.2014 № 240 и содержится в приложении 20 к Инструкции по делопроизводству.

Место хранения электронных документов до момента их передачи в архив или выделения к уничтожению организации определяют самостоятельно, руководствуясь локальными нормативными документами. После завершения документов в делопроизводстве перед их передачей на хранение в архив или выделение к уничтожению проводится экспертиза ценности документов.

Экспертиза ценности документов (ЭЦ) — это определение исторической, научной, социальной, экономической, политической, культурной и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение³. Если говорить конкретно об экспертизе ценности документов в электронном виде, то ее смысл заключается в том, чтобы отобрать на хранение документы, отражающие материальную и духовную жизнь белорусского народа, не повторяющиеся на бумажных носителях, или те, которые в электронном виде приобретают новое качество, значительно повышающее удобство их использования и наглядность⁴. ЭЦ электронных документов осуществляется в порядке, установленном гл. 12 Инструкции по делопроизводству, Инструкцией о порядке проведения экспертизы ценности и передачи на постоянное хранение документов в электронном виде и информационных ресурсов (далее — Инструкция)⁵, иными нормативными правовыми актами Республики Беларусь.

Существует 2 категории критериев, по которым оцениваются электронные документы: общие и специфические.

К общим критериям относятся:

· функционально-целевое назначение организации;

· значимость информации документа в электронном виде;

· время и место создания документа в электронном виде;

· повторение информации документа в электронном виде в документах на иных носителях;

· полнота состава частей и элементов документа в электронном виде;

· наглядность информации и удобство ее использования по сравнению с аналогами на бумажных носителях;

· возможность обеспечения постоянного хранения документов в электронном виде;

· возможность воспроизведения и обработки документов в электронном виде и без использования дополнительного специализированного программного обеспечения;

· наличие сопроводительной документации на документы в электронном виде и технологической документации на информационную систему, в которой документы возникли и существуют⁶.

Для организационно-распорядительных документов в электронном виде в качестве специфических критериев выступают сроки хранения, установленные для аналогичных документов на бумажных носителях.

Для научно-технической документации в электронном виде к специфическим критериям относятся:

· значимость разработки;

· степень новизны, уникальность и оригинальность решения проблемы в конкретной области науки, техники, строительства, производства;

· экономическая эффективность внедрения результатов исследований, технической идеи;

· фундаментальность научных исследований и прикладных разработок;

· степень отражения уровня (отечественного и зарубежного) развития науки и техники в исследовании, проекте объекта строительства или изделия промышленного производства, а также в технологии изготовления изделий;

· личность автора проекта или научной разработки (доктор наук, заслуженный архитектор, лауреат государственных или международных премий и др.).

Для фоно-, видео- и фотодокументов в электронном виде специфическими критериями являются:

· время и место создания;

· авторство;

· обстоятельства появления оригинала документа;

· значение организации (лица), создавшей документ;

· подлинность документа;

· значение события, информации, зафиксированных в документе;

· полнота, достоверность и новизна сообщаемых сведений;

· художественные достоинства, композиционно-сюжетная целостность, выразительность и оригинальность, цветовое решение видео- и фотодокументов.

ЭЦ электронных документов проводится специально созданной ЭК, в состав которой включаются ведущие специалисты по работе с электронными документами и представитель государственного учреждения «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации» (далее — БелНИЦЭД). Сложно сказать, как последнее условие выполнимо на практике, но оно закреплено в п. 5 Инструкции.

Хотелось бы отметить, что Инструкция разрешает возлагать функции проведения ЭЦ электронных документов на постоянно действующую в организации ЭК; при этом в состав данной ЭК должны быть включены специалисты по работе с электронными документами и представитель БелНИЦЭД.

ЭЦ проводится на 2 этапах:

1) при проектировании информационной системы, которая будет использоваться для создания и обращения электронных документов;

2) по истечении срока временного хранения документов в электронном виде в организации.

На этапе проектирования ЭЦ проводится для того, чтобы определить требования к созданию воспроизводимых электронных документов, пригодных для постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в электронном виде. Если речь идет о научно-технической документации, целями ЭЦ на этапе проектирования являются:

· отбор наиболее значимых проектных, конструкторских, технологических разработок для передачи научно-технической документации по ним на постоянное хранение;

· составление перечня разработок научно-технической документации, подлежащей передаче на постоянное хранение, в соответствии с требованиями законодательства по архивному делу и делопроизводству⁷.

Целью проведения ЭЦ по истечении сроков временного хранения электронных документов является включение их в описи для передачи на постоянное хранение или в акты о выделении к уничтожению документов в электронном виде.

В соответствии с п. 7 Инструкции один экземпляр описи (согласованной и утвержденной в установленном порядке) передается в архив электронных документов БелНИЦЭД, а на документы в электронном виде, вышедшие из обращения и не подлежащие передаче на постоянное хранение, составляется акт о выделении к уничтожению документов в электронном виде, не подлежащих хранению, в порядке, установленном законодательством по архивному делу и делопроизводству⁸. Процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения регламентирована в гл. 16 Инструкции по делопроизводству и гл. 13 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций⁹, иными нормативными законодательными актами.

Имеет ли юридическую силу электронный документ?

Ответ: в соответствии со ст. 22 Закона Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (далее — Закон № 113-З) подлинный электронный документ приравнивается к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, и имеет одинаковую с ним юридическую силу. Более того, если в соответствии с законодательством Республики Беларусь требуется, чтобы документ был оформлен в письменной форме, то электронный документ и его копия считаются соответствующими этому требованию.

При этом не стоит забывать, что в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях¹⁰ (далее — Инструкция по делопроизводству) для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:

· наименование организации и (или) структурного подразделения — автора;

· дата;

· регистрационный индекс;

· подпись.

Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии.

Для электронных документов функцию печати выполняет электронная цифровая подпись (далее — ЭЦП) юридического лица или руководителя организации, его заместителей, иного уполномоченного лица. Инструкция по делопроизводству устанавливает, что документ в электронном виде должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением изображения Государственного герба Республики Беларусь, а также оттисков печатей и штампов. Расположение и оформление реквизитов в формуляре документа в электронном виде (общей части электронного документа) при его внешнем представлении должно соответствовать требованиям, установленным нормативными документами по делопроизводству¹¹.

В документах в электронном виде при оформлении реквизитов, в состав которых входит собственноручная подпись, все элементы таких реквизитов, за исключением собственноручной подписи, при внешнем представлении документа должны быть отражены непосредственно в формуляре документа. В качестве эквивалента собственноручной подписи используется ЭЦП, за исключением случаев, оговоренных законодательными актами Республики Беларусь.

Что такое «подлинный электронный документ»?

Ответ: Закон № 133-З определяет подлинный электронный документ как электронный документ, целостность и подлинность которого подтверждаются с применением сертифицированного средства ЭЦП, использующего при проверке ЭЦП открытые ключи лица (лиц), подписавшего (подписавших) электронный документ¹².

Что такое внешнее представление электронного документа?

Ответ: внешнее представление документа в электронном виде — его воспроизведение на электронном средстве отображения информации, на бумажном либо ином материальном объекте в виде, доступном и понятном для восприятия человеком¹³. Иными словами, внешнее представление электронного документа мы видим на мониторе компьютера или на листе бумаги после его печати на принтере.

¹ Утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.

² Утвержден постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140.

³ П. 173 Инструкции по делопроизводству.

⁴ П. 3 Инструкции о порядке проведения экспертизы ценности и передачи на постоянное хранение документов в электронном виде и информационных ресурсов, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 11.05.2012 № 121.

⁵ Утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 11.05.2012 № 121.

⁶ П. 4.1 Инструкции.

⁷ П. 6.1.3 Инструкции.

⁸ П. 7 Инструкции.

⁹ Утверждены постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143.

¹⁰ Утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.

¹¹ П. 220 Инструкции по делопроизводству.

¹² Ст. 1 Закона № 113-З.

¹³ П. 220 Инструкции по делопроизводству.