Учетно-справочный аппарат в архиве организации

Наталия КОНДАКОВА,

специалист по документообороту

Учет документов в архиве организации — это определение их количества и состава в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах. Учет документов является средством обеспечения сохранности, организационной упорядоченности документов, контроля над их наличием, состоянием и движением, обеспечивает поиск документной информации. Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы.

В соответствии с Правилами работы архивов государственных органов и иных организаций (далее — Правила работы архивов организаций) учет документов в архиве организации ведется по основным и вспомогательным учетным документам, в которых фиксируются поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов. Ведение основных учетных документов обязательно для каждого архива организации; необходимость ведения, состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом организации самостоятельно.

В числе основных учетных документов архива Правила работы архивов организаций называют следующие:

книга учета поступления и выбытия документов — для учета каждого поступления и выбытия документов, их количества;

лист фонда — для фиксации изменений в названии организации, учета и нумерации имеющихся в архиве описей дел, а также учета поступления или выбытия архивных документов;

сводные описи дел — для поединичного и суммарного учета дел, закрепления их систематизации;

описи дел структурных подразделений — для поединичного и суммарного учета дел структурных подразделений (до составления соответствующих годовых разделов сводных описей дел);

реестр описей — для регистрации описей дел, учета их количества;

номенклатура дел организации — для поединичного и суммарного учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

лист-заверитель дела — для учета количества листов в делах постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, особенностей их формирования и физического состояния;

внутренняя опись документов дела — для учета документов в делах постоянного хранения и по личному составу.