Учетно-справочный аппарат в делопроизводстве

Наталия КОНДАКОВА,

специалист по документообороту

Состав учетных и справочных документов, которые создаются и ведутся в организации, обусловлен составом образующихся документов и особенностями ведения делопроизводства в организации. Регистрационно-учетные формы используются для регистрации документов, их дальнейшего учета и систематизации, а также проведения поисковой и справочной работы по документам организации.

Все регистрационные и учетные формы, которые создаются и ведутся в организации, можно разделить на обязательные и необязательные для ведения. Формы, необходимость ведения которых установлена нормативными правовыми актами Республики Беларусь, являются обязательными. Необязательные учетные формы ведутся по усмотрению самой организации и определяются составом и количеством образующейся документации и особенностями ведения делопроизводства.

Состав и порядок ведения регистрационных форм определяется организацией самостоятельно в локальных нормативных правовых актах организации (в Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (далее — Инструкция по делопроизводству), положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам и др.). Следует помнить, что если требования к конкретным регистрационным формам не установлены нормативными правовыми актами, организация самостоятельно определяет вид формы (состав граф) и способ ее ведения (журнал либо картотека).

Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов Инструкцией по делопроизводству предусмотрено заполнение РКК на бумажном носителе или в автоматизированной системе ДОУ. Форма РКК и правила заполнения ее основных реквизитов определены в приложениях 6, 7 Инструкции по делопроизводству. Состав реквизитов РКК, установленный Инструкцией по делопроизводству, может быть дополнен организацией самостоятельно.