Татьяна Макаренко: «Не плыть по течению — идти к цели!»

С секретарем приемной руководителя ООО «АМАЗОН-КОЛОРИТ» мы пообщались по скайпу — благо современные технологии стирают границы не только между городами, но и континентами, разделенными океаном. О специфике работы как раз-таки в «водной среде» (организации, которая занимается производством и поставкой чистой питьевой воды) сегодня и расскажет наша героиня.

— Татьяна, Вы — секретарь приемной руководителя. Стандартный вопрос: что входит в Ваши обязанности?

— (С улыбкой) Без ложной скромности могу сказать, что на мне достаточно большой фронт работ, обязанности очень разнообразные. Это:

• своевременная обработка поступающей корреспонденции, отправка писем, контроль за их доставкой по назначению;
• учет, регистрация и передача в соответствующие структурные подразделения поступающей корреспонденции;
• контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением;
• обеспечение бесперебойной связи организации (телефон, факс, Интернет) с предприятиями-партнерами;
• прием документов и личных заявлений работников на подпись руководителю;
• формирование папок с деловыми документами, ответственность за их сохранность, сдача в архив;
• организация совещаний, банкетов;
• делопроизводство;
• прием, распределение входящих/исходящих звонков;
• подготовка и набор документов для руководителей и сотрудников;
• информирование сотрудников компании о событиях, фактах, приказах и распоряжениях руководителей;
• прием посетителей;
• организация кофе-пауз для руководителей;
• обеспечение «жизнедеятельности» офиса: закупка товаров, продуктов, хозяйственных принадлежностей и канцелярских товаров; вызов мастеров связи, ремонта и т.д.;
• распределение канцелярских товаров, составление ежемесячных отчетов по их выдаче;
• оформление командировочных документов, составление приказов о командировках;
• выполнение иных обязанностей.