Передача дел в архив организации

Наталия КОНДАКОВА

Какие документы регламентируют работы по передаче документов в архив организации?

Порядок передачи документов в архив организации, требования к формированию и оформлению дел при их подготовке к передаче в архив установлены Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь (далее — Инструкция по делопроизводству) и Правилами работы архивов государственных органов и иных организаций (далее — Правила работы архивов).

Данными документами также установлены правила составления и оформления описей дел при передаче документов в архив организации, сводных описей дел в архиве, а также определен порядок уничтожения документов и дел с истекшими сроками хранения.

Какие документы подлежат передаче в архив организации?

Передаче в архив организации подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу. Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации не передаются и по истечении сроков временного хранения подлежат уничтожению.

Передача дел временного (до 10 лет) хранения в архив организации допускается в исключительных случаях по решению руководителя организации. Передача таких дел в архив может осуществляться по согласованию с архивом организации, по описям или по номенклатуре дел5.

В какой срок документы должны быть переданы на хранение в архив организации?

В соответствии с п. 204 Инструкции по делопроизводству дела должны быть переданы в архив организации и включены в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по истечении года, но не позднее 2 лет после их завершения делопроизводством6.

Каким образом дела передаются в архив?

Дела передаются в архив организации по описям дел структурных подразделений в сроки, установленные графиком передачи дел в архив. При приеме-передаче дел в архиве проверяется правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, внесенных в опись дел структурного подразделения, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Выявленные при проверке недостатки устраняются работниками структурных подразделений.

Дела передаются в архив организации в присутствии работника структурного подразделения, от которого они передаются. В обоих экземплярах описи в графе «Примечание» каждого заголовка дела проставляются отметки о наличии дел. В конце каждого экземпляра описи цифрами и прописью указываются:

• количество фактически принятых в архив дел;
• дата приема-передачи дел;
• наименования должностей, подписи, расшифровки подписей лица, передавшего дела, и работника архива (лица, ответственного за архив), принявшего дела.

Дела доставляются в архив работниками структурных подразделений.