Новое в организации электронного документооборота

Ольга Моисеенко

Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 30.12.2015 № 225 «О внесении изменений и дополнений в постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4» (далее — Постановление № 225) в Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (далее — Инструкция по делопроизводству)1 были скорректированы и уточены основные аспекты организации электронного документооборота. Рассмотрим некоторые из них.

В п. 1.22 Постановления № 225 определено и конкретизировано понятие «электронный документооборот»: это способ организации документооборота, при котором все документы или документы определенных классов в одной организации или в их совокупности (корпоративной системе) представлены в электронном виде и хранятся централизованно.

Пункт 9 Инструкции по делопроизводству изложен в следующей редакции: «Документирование управленческой деятельности заключается в создании управленческих документов — фиксации на материальных носителях управленческих действий по установленным правилам. Документирование управленческой деятельности может осуществляться как рукописным способом, так и с помощью технических средств. Управленческие документы могут быть зафиксированы как на бумажном, так и на электронном носителе (документы в электронном виде, в том числе электронные документы).

Документы в электронном виде, электронные документы могут применяться во всех сферах деятельности, где используются программные, программно-технические и технические средства.

Требования к документам в электронном виде распространяются на электронные документы, если иное не предусмотрено законодательством Республики Беларусь.

Электронный документ состоит из двух неотъемлемых частей — общей и особенной.