••• Должностные обязанности и квалификационные требования, предъявляемые к секретарским работникам

Ольга МОИСЕЕНКО

Единый квалификационный справочник «Должности служащих, общие для всех отраслей экономики», утвержденный постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30.12.1999 № 159 (далее — ЕКСД), дает следующую градацию профессии «секретарь» (условно отнесем к ней и должность помощника руководителя):

· помощник руководителя;

· секретарь приемной руководителя;

· секретарь-референт;

· секретарь;

· секретарь незрячего специалиста

И если три первые должности относятся к категории «Специалисты», то две последние входят в раздел «Другие служащие (технические исполнители)».

Давайте рассмотрим, что общего в квалификационных требованиях, предъявляемых к претендентам на эти должности, а в чем они разнятся.

Самые жесткие критерии в этом списке предъявляются к помощнику руководителя, в чьи должностные обязанности входит:

· выполнение работы, носящей аналитико-конструктивный и информационно-технический характер, а также работы общего характера по поручению и под непосредственным контролем руководителя;

· осуществление информационно-технической работы с документами, которые поступают на имя руководителя и выходят за его подписью;

· подготовка руководителю предложений по назначению лиц, ответственных за исполнение документов, поступающих на имя руководителя, осуществление координации их выполнения;

· участие вместе с руководителем в составлении графика (планировании) его работы, деловых поездок, встреч и пр., принятие мер по его соблюдению;

· осуществление технического обеспечения деятельности руководителя (заказ билетов, транспорта и пр., организация встреч, совещаний, переговоров и пр.);

· сопровождение руководителя в деловых поездках, встречах, специальных приемах и пр.; непосредственное участие в них по вопросам, обозначенным руководителем, доклад руководителю об итогах этих мероприятий;

· ведение протоколов и иных документов, оформляющих ход и результаты встреч, переговоров, совещаний и пр.;

· осуществление связи с организациями, государственными органами и органами местного самоуправления, общественностью, средствами массовой информации для решения вопросов, обозначенных руководителем и не требующих его непосредственного участия;

· по поручению руководителя согласование отдельных вопросов с работниками структурных подразделений, доведение до них указаний и распоряжений руководителя, контроль их выполнения;

· осуществление сбора материалов и информации, подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов и представление их руководителю;

· получение по поручению руководителя в государственных органах, органах местного самоуправления документов и информации, необходимых руководителю;

· контроль своевременного рассмотрения предложений, заявлений, жалоб, пришедших на имя руководителя;

· выполнение разовых поручений руководителя по организации работы персонала по определенному руководителем направлению;

· выполнение иных поручений руководителя в рамках служебных отношений.[1]

Очевидно, что для надлежащего выполнения должностных обязанностей помощник руководителя должен обладать не только соответствующими личностными качествами и способностями, но и хорошо знать:

· нормативные правовые акты, регламентирующие приоритетные направления развития соответствующей отрасли экономики;

· внутреннюю и внешнюю политику организации;

· профиль, специализацию и особенности организационно-управленческой структуры организации;

· структуру и оборудование современного офиса;

· принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях;

· принципы и методы управления;

· организацию делопроизводства, связей с общественностью, средствами массовой информации;

· основы этики и эстетики;

· порядок делового общения;

· порядок систематизации учета и ведения документации с использованием современных информационных технологий;

· основы экономики, организации труда и управления;

· основы трудового законодательства;

· правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности.

В соответствии с ЕКСД на должность помощника руководителя может претендовать работник с высшим образованием без предъявления требований к стажу работы.

Достаточно сложен и широк круг обязанностей и у секретаря приемной руководителя, в чьи должностные обязанности входит:

· осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации;

· прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, ее передача в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

· ведение делопроизводства, выполнение различных операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;

· прием документов и личных заявлений на подпись руководителя организации;

· подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя;

· отслеживание своевременного рассмотрения и представления структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечение качественного их редактирования;

· организация проведения телефонных переговоров руководителя, запись в его отсутствие полученной информации и доведение ее до сведения руководителя, передача и прием информации по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограмм, своевременное доведение до сведения руководителя информации, полученной по каналам связи;

· по поручению руководителя составление писем, запросов, других документов, подготовка ответов авторам писем;

· выполнение работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний;

· осуществление контроля за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль;

· ведение контрольно-регистрационной картотеки;

· обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующие его эффективной работе;

· печать по указанию руководителя служебных материалов, необходимых для его работы, или ввод текущей информации в банк данных;

· организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

· размножение документов на персональном ксероксе;

· формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечение их сохранности и передача в архив организации в установленные сроки.

Знания, которыми в соответствии с ЕКСД должен обладать секретарь приемной руководителя, более узконаправлены, чем у помощника руководителя и касаются в основном организации делопроизводства и архивного хранения документов, а также основ трудовых отношений. Работник, занимающий должность секретаря приемной руководителя, должен знать:

· нормативные правовые акты, другие руководящие и методические материалы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;

· структуру и руководящий состав организации и ее подразделений;

· организацию делопроизводства;

· методы оформления и обработки документов;

· архивное дело;

· машинопись;

· правила пользования приемно-переговорными устройствами;

· стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

· правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

· основы этики и эстетики;

· правила делового общения;

· основы организации труда и управления;

· правила эксплуатации вычислительной техники;

· основы административного права и законодательства о труде;

· правила внутреннего трудового распорядка;

· правила и нормы охраны труда.

Должность секретаря приемной руководителя может занимать работник с высшим или средним специальным образованием без предъявления требований к стажу работы.

Сравнивая должностные обязанности помощника руководителя и секретаря приемной руководителя, мы увидим, что если у первого основное направление деятельности — это анализ и сбор необходимой руководителю информации, исполнение представительских функций и выполнение поручений, зачастую требующих самостоятельного принятия решений, то среди основных обязанностей второго преобладает документационное и техническое обеспечение деятельности руководителя. В этом смысле к должности секретаря приемной руководителя очень близко стоит должность секретаря-референта. Основное различие между ними заключается в том, что в соответствии с требованиями ЕКСД секретарь-референт обязан владеть 1–2 иностранными языками. Кроме должностных обязанностей, перечисленных выше (а они аналогичны тем, которые вменяются секретарю приемной руководителя), среди его должностных обязанностей присутствует участие в переговорах без переводчика (при необходимости секретарь-референт должен выступить в данной роли) и организация приема иностранных партнеров. Кроме того, в обязанности секретаря-референта входит подготовка обзоров прессы, комплектация справочных материалов, необходимых руководителю, их классификация и ведение тематических досье. Секретарь-референт должен иметь высшее или среднее специальное образование (без предъявления требований к стажу работы).

Как отмечалось ранее, должность секретаря относится к техническому персоналу, а, соответственно, его должностные обязанности в первую очередь направлены на осуществление технического обеспечения обслуживания работы руководителя организации (его заместителей). В ходе реализации должностных обязанностей секретарь:

· собирает и представляет необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей;

· организует телефонные переговоры руководителя, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание;

· осуществляет работу по организационной подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы;

· печатает по указанию руководителя служебные документы и материалы, необходимые для его работы, вводит необходимую информацию в банк данных;

· при владении навыками стенографии стенографирует тексты приказов, распоряжений, писем и других организационно-распорядительных документов с последующей их расшифровкой и печатанием или вводом информации в банк данных;

· передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.);

· оформляет различные документы и материалы с использованием компьютерной техники;

· принимает документы на подпись руководителю;

· организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения их просьб и предложений;

· осуществляет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, систематизирует ее в соответствии с установленным порядком и передает после рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа;

· ведет контрольно-регистрационную картотеку, следит за сроками выполнения поручений руководителя, поставленных на контроль;

· формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;

· подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы;

· обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники;

· соблюдает требования по охране труда и пожарной безопасности, производственной и трудовой дисциплины, правила внутреннего трудового распорядка.

В соответствии с требованиями ЕКСД секретарь должен знать:

· положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства;

· структуру организации и ее подразделений;

· машинопись;

· правила орфографии и пунктуации;

· правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

· правила эксплуатации компьютерной техники, техники для тиражирования печатных материалов, диктофонов, магнитофонов и других используемых технических средств;

· правила пользования приемно-переговорными устройствами;

· стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

· основы этики и эстетики;

· правила делового общения; основы организации труда;

· основы законодательства о труде;

· правила внутреннего трудового распорядка;

· требования по охране труда и пожарной безопасности.

Должность секретаря может занимать работник, имеющий среднее образование и специальную подготовку по установленной программе.

Специфика деятельности секретаря незрячего специалиста отражена в его должностных обязанностях, которые, помимо ведения делопроизводства, предписывают ему оформление документов рельефно-точечным шрифтом Брайля, чтение вслух незрячему специалисту различной информации, его сопровождение в командировках и т.д.