••• Сопроводительное письмо на английском языке: кому, когда, зачем

Влада СОБОЛЕВА

Сопроводительное письмо, как несложно понять из названия, призвано стать пояснением к отправляемому файлу. Как правило, речь идет о двух случаях: резюме и документах. Предполагается, что вы предлагаете нечто новое человеку, который вас не знает. Относительно резюме, «нечто» — это вы сами как профессионал.

Сопроводительное письмо — это не простая формальность. Это зачастую первый и единственный шанс заполучить внимание важного собеседника. Менеджеры по персоналу или проектам — люди занятые. Если они сами вывесили предложение о сотрудничестве, то получают обычно сотни, если не тысячи откликов. В таком потоке довольно часто до непосредственно предложенных документов просто не доходят руки. Менеджер читает письмо и, увидев в нем непрофессионализм, игнорирует все остальное. Объективно ли это? Не слишком. Но это реалии, в которых большинство топ-менеджеров признаются анонимно.

Поэтому сопроводительное письмо должно быть кратким, грамотным и по существу. Оно показывает, что отправитель — человек, с которым можно иметь дело, а его предложение стоит рассмотреть.

5 золотых правил сопроводительного письма

Для тех, кто знает английский на базовом уровне, понятие профессионализма в таком письме может стать отпугивающим фактором. Кажется, что это так сложно, что не стоит даже пытаться! Однако на самом деле основные нормы скорее упрощают жизнь. Не нужно упражняться в писательском мастерстве, все укладывается в более-менее универсальные каноны.

1. Письмо должно быть кратким. Сопроводительное письмо — это способ захватить внимание адресата, а не подробное повествование о себе или своей компании. Оно описывает прилагаемые документы, но не пересказывает их. За ориентир следует брать одну страницу А4, причем в печатном виде она должна выглядеть как хорошо отформатированное письмо. Как правило, используется шрифт Times New Roman 14 пт с полуторным межстрочным интервалом и соответствующими пробелами между абзацами. При отправке классической, а не электронной почтой письмо распечатывается на фирменном бланке с реквизитами, а это оставляет еще меньше места непосредственно для текста. Но именно на такой объем и стоит ориентироваться.

2. Внимательно ознакомьтесь с заявленными требованиями, если вы отвечаете на вакансию или предложение о проекте. Постарайтесь соотнести их с тем, что может предложить ваша компания (или вы как специалист). Именно с этого и стоит начинать, даже если кажется, что у вас есть более значимые достижения или предложения. Если же компания ограничилась общими характеристиками того, что им нужно, или вы пишете не в ответ на конкретное предложение, на первое место выходит то, что вы считаете самой впечатляющей из своих возможностей.

3. Постарайтесь кратко упомянуть, что вы изучили компанию, которой пишете. Укажите, какая сфера их деятельности вас привлекла, какой продукт вы могли бы дополнить, какой проект кажется наиболее перспективным для сотрудничества. Смысл этой части письма — убедить адресата, что вы написали ему не случайно, не просто потому что рассылаете письма всем представителям этой области. Вы точно знаете, с кем имеете дело, а значит, способны трезво оценить их требования и свои возможности.

4. Соблюдайте деловой стиль. В сопроводительном письме можно и нужно показать свою индивидуальность, ведь вы первый представитель компании, с кем адресат имеет дело. Но все должно быть оформлено строго в деловом стиле, без жаргона и панибратства. Есть и другая крайность, которую важно избежать: не делайте предложения слишком сложными. В целом для предложений английского языка характерна меньшая длина, чем для русского. Письмо должно быть четким, простым (именно простым, а не намеренно упрощенным) и понятным.

5. При упомянутой вежливости не уделяйте ей отдельных предложений или даже абзацев. То есть в письме недопустимы откровенная лесть, дифирамбы, просьбы и т.д. Каждая фраза должна нести смысловую нагрузку, каждый абзац — новую тему. Закончив письмо, перечитайте его. Если какое-то предложение можно убрать так, что никто и не заметит, убирайте. Занятых менеджеров привлекает сдержанность и краткость.

Конструктор

В структуре сопроводительного письма запутаться невозможно. Она всегда одна, независимо от того, по какой причине и с какой целью вы пишете.

Первый абзац — время представиться. Сообщите, где вы взяли контакты представителя фирмы. Возможно, они разместили открытое предложение или вам их рекомендовал кто-то из партнеров. Если четкой рекомендации у вас нет, поясните, что ищете партнера/работодателя и укажите, почему ваш выбор пал именно на эту компанию. Также в первом абзаце можно упомянуть вашу должность в компании на данный момент (или должность того, от чьего лица вы пишете). Если речь идет о сопроводительном письме к резюме, указывается основная профессия или образование — в зависимости от того, что имеет больший вес для работодателя в данном случае.

Второй-третий абзацы — упоминание основных достижений, ваших или вашей компании. При сопровождении резюме в письме указывается образование (если не упомянуто выше) и главные карьерные достижения. Среди таковых может быть не только высокая должность, но и успешно организованные проекты. Если письмо дополняет заявку от компании, то имеет место краткий рассказ о ней, выполненных ею заданиях, наградах, месте на рынке.

Сопроводительное письмо должно дополнять прикрепленные к нему документы, а не повторять их. В нем указывается только то, что способно впечатлить адресата, вызвать у него желание потратить свое время на более подробное изучение документов. При этом сопроводительное письмо — не художественный текст. В нем не задается интрига, не делается намек, а обознается факт.

Последний абзац — призыв к действию. Кратко поясните, какие документы приложены к письму и что адресат может из них узнать. Также упомяните, чего конкретно вы ожидаете от компании, которой пишете: письменного ответа, видеоконференции, согласия на телефонный звонок, личной встречи. То есть от вас следует четкое предложение того, как дальше будет развиваться ваше сотрудничество, адресат на первых порах не должен думать об этом (а вот в случае с работодателем достаточно просто выразить надежду на скорый ответ любым из удобных для него способов). Завершается сопроводительное письмо дежурными фразами: благодарностью за время и внимание, надеждой на плодотворное сотрудничество, подписью.

Памятка по деловой переписке

Сопроводительное письмо — это разновидность деловых писем. Следовательно, пишется оно по тем же правилам. Вспомним основные из них.

1. Хорошее письмо начинается с обращения. То есть Dear + Mr./Ms. [Surname] + запятая или двоеточие. Обращение всегда оформляется отдельным абзацем. Если имя адресата вам неизвестно, допустимо написать To whom it may concern (то есть заинтересованному лицу). Но это крайний вариант. Как правило, на сайтах крупных компаний не так сложно найти имя менеджера. Помогают и такие ресурсы, как Linkedin — социальная сеть для профессионалов.

2. Обращение ведется на you, потому что в английском языке нет различия между «ты» и «вы». С большой буквы you не пишется, тогда как в деловой переписке на русском это норма.

3. Письмо должно быть корректным, грамматически и пунктуационно правильным, опечатки в нем крайне нежелательны, так что лучше перечитать несколько раз и не использовать слова, в значении которых вы не уверены. Автоматическая коррекция MicrosoftWord не поможет, если вы написали слово правильно, но оно не подходит по смыслу.

4. При использовании классической почты сопроводительное письмо оформляется по тем же канонам (отступы, шрифты), что и любой официальный документ.

5. Письмо печатается на фирменном бланке организации, большое внимание уделяется качеству бумаги. Письмо не скрепляется с сопутствующими документами.

Пример 1. Ищем работу

Сопроводительное письмо все-таки чаще пишется именно при ответе на определенную вакансию. Поэтому с такого примера и начнем.

Пример 2. Предлагаем сотрудничество

В этом случае потенциальному партнеру высылается полный пакет документов: описание компании, тщательно проработанный проект, возможные варианты экономического, производственного и любого другого сотрудничества. Международные проекты — это большая ответственность и серьезный риск. Поэтому нужно сразу показать, что в этом случае игра стоит свеч.

При оформлении вступительной части письма можно использовать вариант, указанный в Примере 1, начиная с даты.

Если письмо размещается не на фирменном бланке, после должности адресанта указываются все контактные данные, включая сайт.

Грамотное сопроводительное письмо — это первый шаг к успешному сотрудничеству!