Копия, выписка, дубликат

Ольга Мугако,
помощник юриста

В процессе своей трудовой деятельности секретарь часто сталкивается с выдачей или предоставлением копий документов, выписок из них, дубликатов. И очень важно не только знать разницу между данными видами документов, но и четко соблюдать требования по их оформлению, чтобы они имели одинаковую юридическую силу. Юридическая сила документа — это свойство официального документа, придаваемое ему действующим законодательством, компетенцией создавшей его организации и установленным порядком оформления.

Но, к сожалению, нередко возникают ситуации, когда документы не заверены или заверены неправильно. Почему так случается? Какие требования необходимо соблюдать при выдаче копий документов, выписок из них, а также дубликатов?

В соответствии с п. 3.1.29 СТБ 2059-2013 копия документа — это документ, полностью или частично воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их. Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена уполномоченным должностным лицом организации.

В зависимости от того, воспроизводит копия документа информацию другого документа полностью или частично, выделяют два вида копии.

1. Копия документа. Особенностью является то, что она не содержит собственноручную подпись лица, подписавшего подлинник документа, поэтому в большинстве случаев подлежит заверению. В зависимости от способа удостоверения копия документа может быть:

· заверенной копией — копией документа, на которой проставлены реквизиты, придающие ей юридическую силу (п. 3.1.30 СТБ 2059-2013). В соответствии с ч. 2 п. 64 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в том числе реквизиты бланка;

· архивной копией — документом, дословно воспроизводящим машинописным, электрографическим, фотографическим или иным способом текст документа с указанием его поисковых данных (абзац 4 п. 215 Правил работы государственных архивов Республики Беларусь, утвержденных постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 25.11.2005 №7);

· копией электронного документа — формой внешнего представления электронного документа на бумажном носителе, удостоверенной в порядке, установленном Законом Республики Беларусь от 28.12.2009 №113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» и иными актами законодательства Республики Беларусь (абзац 3 ст. 1 данного Закона);

· незаверенной копией.

2. Выписка из официального документа. Это копия официального документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке (п. 3.1.31 СТБ 2059-2013). Выписка оформляется на общем бланке организации. При этом слово «ВЫПИСКА» включается в название вида документа (ч. 3 п. 64 Инструкции по делопроизводству). Данный реквизит оформляется:

· на всех документах, кроме писем (ч. 2 п. 45 Инструкции по делопроизводству);

· прописными буквами без пробелов между буквами (ч. 3 п. 45 Инструкции по делопроизводству);

· от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля (ч. 2 п. 36 Методических указаний по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденных приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16.09.2005 № 41);

· на двух языках, если используется общий бланк с продольным расположением реквизитов (ч. 1 п. 30, ч. 4 п. 45 Инструкции по делопроизводству).

Если выписка из документов (в том числе из документов, необходимых для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц) пересылается в другие организации или выдается на руки, она удостоверяется печатью организации (ч. 8 п. 64 Инструкции по делопроизводству).