Составление и оформление должностной инструкции секретарю приемной руководителя

Ольга Моисеенко,
эксперт журнала

В соответствии с Трудовым кодексом Республики Беларусь одним из документов, определяющих трудовой распорядок работников, является должностная инструкция, с которой работодатель обязан ознакомить работника под роспись при заключении трудового договора. Должностная инструкция — это организационно-правовой документ, который очерчивает круг обязанностей работника, определяет его основные функции, права и ответственность при осуществлении деятельности в определенной должности. Она:

· составляется на основании законодательных и нормативных правовых актов Республики Беларусь, локальных нормативных правовых актов;

· оформляется на общем бланке;

· подписывается руководителем подразделения, где была разработана;

· визируется в юридической службе организации; в случае необходимости — у лица, курирующего подразделение, для работника которого составлена;

· утверждается руководителем организации;

· доводится до сведения работника под роспись.

При составлении должностной инструкции следует руководствоваться положениями ТК, Единого квалификационного справочника «Должности служащих, общие для всех отраслей экономики», утвержденного постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30.12.1999 № 159, Общегосударственного классификатора Республики Беларусь «Профессии рабочих и должности служащих» (ОКРБ 006-96), утвержденного приказом Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Министерства образования и науки Республики Беларусь от 30.12.1996 № 234, ЛНПА (такими, например, как положение о структурном подразделении и т.д.). При оформлении должностной инструкции необходимо придерживаться норм, закрепленных в Государственном стандарте Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденном постановлением Государственного комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69, Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, ЛНПА.

Среди основных требований, которые предъявляются к должностной инструкции законодательными и нормативными правовыми актами, можно выделить следующие:

· наименование должностей указывается в строгом соответствии с ОКПД;

· разработка инструкции производится на основе ЕКСД с учетом специфики организации и положения о структурном подразделении;

· пункты инструкции должны быть сформулированы четко, кратко, не допускать двусмысленных толкований, обтекаемых фраз, не содержать противоречивых положений;

· инструкция должна предусматривать нештатные ситуации и действия работника в них (доклад руководству, дежурному, принятие самостоятельного решения и т.д.);

· не допускается возложение одинаковых функций на разных должностных лиц: каждое должностное лицо обязано отвечать за конкретное направление деятельности.

Должностная инструкция оформляется на общем бланке или чистом листе бумаги с воспроизведением всех реквизитов бланка. При ее оформлении используются следующие реквизиты:

· наименование вышестоящей организации (при ее наличии);

· наименование организации (указывается в строгом соответствии с уставными документами; в случае наличия сокращенного названия оно указывается в скобках под полным наименованием организации);

· гриф утверждения;

· вид документа (оформляется заглавными буквами без разрядки: ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ);

· индекс документа (если нет специального журнала регистрации должностных инструкций, после утверждения она регистрируется в журнале регистрации внутренних документов);

· дата документа (дата должностной инструкции — дата ее утверждения);

· место составления;

· заголовок к тексту (в данном случае — наименование должности работника, которому составлена инструкция);

· текст (разбивается на главы, главы разбиваются на пункты и подпункты);

· подпись (руководителя структурного подразделения, составившего инструкцию);

· визы;

· виза ознакомления.