Пыльные полки архивов скоро станут историей

Ирина Бушко

Традиционные бумажные архивы на сегодняшний день наиболее распространены, так как работать с ними нам кажется более привычным.

Однако есть и неоспоримые недостатки такого способа хранения документов: во-первых, это иногда огромнейшие размеры архива, во-вторых, неудобство поиска нужной информации, в-третьих, опасность элементарной потери бумажного документа или его физической порчи, в-четвертых, неудобство тиражирования документов.

Электронный архив поможет избавиться от этих проблем. Следовательно, необходимо серьезно задуматься о его создании.

Однако даже при современном уровне развития электронных технологий законодательство не позволяет нам полностью перейти на безбумажный документооборот. Поэтому целью создания электронного архива является в основном упрощение работы с архивом организации и повышение его эффективности.

Задачу создания электронного архива можно решить различными способами, выбор которых индивидуален для каждого конкретного предприятия, так же как и при выборе системы электронного документооборота в целом.

 Далее рассмотрим основные способы создания электронных архивов. Сразу отметим, что каждый из этих подходов имеет право на существование; все зависит от тех целей, которые организация поставит перед такой системой.