Составление архивной справки

Галина Кудрякова,
главный специалист общего отдела
ГУ «Главное хозяйственное управление» Управления делами Президента Республики Беларусь

Одной из наиболее значимых форм работы архивов по использованию документов является исполнение запросов организаций и граждан. Исполняя запросы, заведующий архивом организации составляет и выдает архивные справки, архивные копии и архивные выписки.

Наиболее востребованной формой является архивная справка. Архивная справка — это официально заверенный документ, имеющий юридическую силу и содержащий сообщение или подтверждение об имеющихся в архиве сведениях по предмету запроса.

Архивные справки выдаются или высылаются организациям по их запросам, а также гражданам Республики Беларусь и других стран на основании персональных заявлений по вопросам, связанным с обеспечением их прав и законных интересов.

В соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 13.09.2005 № 432 «О некоторых мерах по совершенствованию организации работы с гражданами в государственных органах, иных государственных организациях» выдача справок гражданам может производиться как по письменному, так и по зарегистрированному в установленном порядке устному заявлению граждан.

Архивная справка составляется по форме, предусмотренной Основными правилами работы архивов, на общем бланке организации или бланке письма с обозначением наименования документа «Архивная справка». В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения, имеющиеся в этих документах, по предмету запроса. Допускается цитирование с обязательным заключением цитат в кавычки и ссылками на источник. Название организации в тексте справки при первом упоминании приводится полностью, при повторных упоминаниях допускается применение официально принятых сокращенных названий.